En tant qu’entrepreneur passionné et débordé, vous ne rêvez probablement pas de vous occuper de la tâche complexe que représente la gestion de la paie. Pourtant, en tant qu’employeur, cette responsabilité vous incombe. Si votre PME est en activité ou le sera prochainement, il est normal de vous poser une foule de questions sur la rémunération et les remises. Pour vous aider, le présent article regroupe des questions souvent posées sur la paie, auxquelles nos experts ont répondu pour vous. Petite visite guidée de ce labyrinthe parfois impressionnant!

Rémunération

Q1: Quelle fréquence de paie choisir?
Pour choisir la fréquence de rétribution qui vous convient le mieux, vous devez avant tout identifier vos priorités. Un dépôt de salaire hebdomadaire représentera une charge administrative plutôt conséquente : les nombreux calculs et la production de documents ne laissent pas de place pour une pause. Si votre objectif est de gagner du temps en réduisant le poids de la rétribution à la semaine, vous pouvez par exemple choisir de diminuer vos fréquences de paie.

Dans le même esprit, si faire des économies est une de vos priorités, il est sans doute plus intéressant pour vous de choisir une rétribution mensuelle. En effet, le versement de la paie engendre plusieurs types de frais, des frais d’institution bancaire jusqu’aux coûts de main-d’œuvre. Vous pouvez donc limiter vos frais en choisissant de rémunérer vos employés une fois par mois.

N’oubliez pas non plus de vous conformer à la législation. Chaque province ou territoire établit ses propres règles en matière de rémunération. Vous êtes donc libre de choisir la fréquence qui vous convient le mieux, tant que vous respectez les règles mises en place.

Si le sujet vous intéresse, un article dédié à ce sujet est disponible sur notre blogue.

Q2: Comment rémunérer les jours fériés?
L’admissibilité d’un employé à une rémunération de jour férié dépend de plusieurs facteurs, notamment le respect par l’employé des critères établis et relatifs à l’admissibilité. Il existe une fausse croyance selon laquelle seuls les employés travaillant à temps plein sont admissibles. En réalité, tous les employés sont admissibles à une indemnité. Toutefois, il se pourrait que celle-ci soit moindre par rapport à celle d’un employé à temps plein pour un jour de travail normal.

Par ailleurs, plusieurs profils d’employés peuvent être touchés par les dispositions relatives aux jours fériés : nouvellement embauchés, à temps plein, à temps partiel, occasionnels, contractuels et étudiants.

L’indemnité de jour férié se calcule selon la prise en compte de cinq (5) éléments : le champ de compétence, l’admissibilité de l’employé au jour férié, les revenus assujettis au calcul de la paie de jour férié, le fait que l’employé travaille ou non le jour férié et enfin, si l’employé veut reporter son congé à un autre jour s’il travaille le jour férié.

Généralement, un employé qui n’a pas travaillé un jour férié a droit à l’indemnité de jour férié. S’il a travaillé, la rémunération des heures travaillées varie selon qu’il s’agisse d’un jour ouvrable ou d’un jour normalement chômé.

Notez que nous mettons à votre disposition une page ressource pour les jours fériés. Vous y trouverez la liste de tous les congés, les provinces et territoires applicables et les dates en vigueur.

Retenues à la source et remises gouvernementales

Q1: Dois-je calculer les retenues à la source?
En tant qu’employeur, la responsabilité de prélever les retenues à la source sur la rémunération de vos employés vous incombe. En vertu des lois régissant l’impôt fédéral et provincial, vous devez ensuite remettre ces montants aux gouvernements dans des délais prescrits pour votre entreprise, car ils sont soumis à des pénalités en cas de retard ou de versement insuffisant.

Vous devez posséder un compte de retenues sur la paie, car les montants prélevés sur la paie de vos employés y seront versés : impôt sur le revenu, assurance-emploi, Régime de pension du Canada, etc. Si vous êtes un nouvel employeur, vous devez donc ouvrir un compte de retenues sur la paie auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Vous trouverez la procédure d’inscription sur le site Web de l’ARC. Au Québec, vous devez aussi faire votre inscription au fichier des retenues à la source.

En fonction de votre province, vous pourriez également avoir à verser d’autres montants directement à certains organismes qui ne sont pas liés à votre compte de retenue sur la paie de l’ARC ou son équivalent à Revenu Québec. Veillez donc à vérifier les conditions qui s’appliquent à vous en fonction de votre situation.

Les retenues à la source sont calculées pour chaque période de paie, et les taux de cotisation applicables peuvent changer à chaque année. Ainsi, les retenues à la source de l’année 2022 ne seront pas les mêmes que celles en vigueur en 2021.

Pour vous aider dans vos calculs de paie, les gouvernements mettent à la disposition des employeurs des calculateurs aux fins des retenues à la source. Vous pouvez ainsi utiliser le calculateur de l’Agence du revenu du Canada et le calculateur de Revenu Québec.

Q2: Ma fréquence de versement des remises gouvernementales va-t-elle changer en fin d’année?
La fin d’année amène son lot de questionnements pour les employeurs. Qui dit nouvelle période de paie dit également changements et mises à jour des lois en vigueur. Les changements relatifs à la fréquence des remises se font généralement à cette période de l’année, entre les mois de novembre et de décembre. Ces modifications sont effectives pour l’année suivante.

La fréquence de remises est établie par les gouvernements selon différents paliers (fédéral et provincial). Si vous ne la connaissez pas ou ne recevez aucune information, nous vous invitons à prendre contact avec le gouvernement.

Notez que seul le gouvernement peut autoriser une nouvelle fréquence de remises. Si vous avez un fournisseur de paie et que votre fréquence a changé, vous devez la lui communiquer et fournir l’avis officiel du gouvernement.

Néanmoins, Revenu Québec estime à chaque fin d’année la fréquence à laquelle vous devrez effectuer vos paiements de retenues à la source et de cotisations d’employeur. Si la fréquence estimée diffère de celle de l’année en cours, vous en serez avisé.

Pour déterminer votre fréquence de versement des remises, vous devez vous référer à chacun des paliers de gouvernement (fédéral et provincial). Ceux-ci sont fondés sur des critères très précis.

Au fédéral, quatre (4) fréquences de versements sont établies :

Genres d’auteur de versements	Fréquence	Périodes de versement	Dates d’échéance
Trimestriels	Trimestrielle	Du 1er janvier jusqu’au 31 mars Du 1er avril jusqu’au 30 juin Du 1er juillet jusqu’au 30 septembre Du 1er octobre jusqu’au 31 décembre	15 avril 15 juillet 15 octobre 15 janvier
Réguliers	Mensuelle	Les mois civils	Le 15e jour du mois suivant
Versements accélérés – Seuil 1	Jusqu’à deux fois par mois	Du 1er jusqu’au 15 du mois Du 16 jusqu’à la fin du mois	Le 25e jour du même mois Le 10e jour du mois suivant
Versements accélérés – Seuil 2	Jusqu’à quatre fois par mois	Du 1er jusqu’au 7e jour du mois Du 8e jusqu’au 14e jour du mois Du 15e jusqu’au 21e jour du mois Du 22e jusqu’au dernier jour du mois	Le 3e jour ouvrable suivant le 7 Le 3e jour ouvrable suivant le 14 Le 3e jour ouvrable suivant le 21 Le 3e jour ouvrable suivant le dernier jour du mois

Tableau 2021

Pour identifier votre fréquence de remises, vous devez d’abord identifier votre genre d’auteur de versements. Nous vous recommandons de consulter le site Web de l’Agence du revenu du Canada.

Au provincial, il existe cinq (5) fréquences de paiement :

Fréquence de paiement	Conditions
Annuelle	Le total de vos retenues à la source et de vos cotisations d’employeur pour 2020 était inférieur ou égal à 2 400 $, ou vous estimez que ce sera le cas pour 2021.
Trimestrielle	Si vous n’êtes pas un nouvel employeur, votre paiement mensuel moyen pour 2019 ou 2020 était inférieur ou égal à 3 000 $; vous avez rempli vos obligations fiscales au cours des 12 derniers mois. Si vous êtes un nouvel employeur, le total de vos retenues à la source et de vos cotisations d’employeur pour chaque mois est inférieur à 1 000 $; vous respectez l’ensemble de vos obligations fiscales.
Mensuelle	Votre paiement mensuel moyen pour 2019 était inférieur à 25 000 $.
Bimensuelle	Votre paiement mensuel moyen pour 2019 était égal ou supérieur à 25 000 $, mais inférieur à 100 000 $.
Hebdomadaire	Votre paiement mensuel moyen pour 2019 était de 100 000 $ ou plus.

Tableau 2021

Ressources

La section Ressources de notre site web est disponible en tout temps et vous propose des outils qui vous guideront à travers vos questionnements portant sur vos responsabilités d’employeur : jours fériés, salaires minimums, taux et réglementation, etc. Nos informations s’alignent toujours sur les lois en vigueur.

Pour accéder aux informations légales relatives aux retenues et aux remises gouvernementales, nous vous conseillons de vous rendre sur les sites Web de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec. Notez que ces renseignements prévalent sur n’importe quelles autres informations; nous vous conseillons donc de les utiliser en priorité.

En raison de la situation économique actuelle, notre page Nos solutions en réponse à la COVID-19 est maintenue à jour en tout temps. Les utilisateurs de la suite internet Nethris peuvent également accéder à la section « Documents COVID-19 », disponible à la section Documentation.

Vous trouverez aussi les nombreuses mesures visant à soutenir et encourager les employeurs durant la pandémie à partir du site Web du gouvernement du Canada. Le volet « Soutien financier et économique » fait état des programmes et subventions disponibles.

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