Pour bâtir un calendrier de paie profitable à votre PME, il est nécessaire de connaître les lois en vigueur et de réfléchir à vos priorités.

Commencez par vous familiariser avec la législation en place
En tant que propriétaire de PME, vous êtes libre d’opter pour la fréquence de paie qui convient le mieux à votre réalité d’affaires. Vous êtes toutefois contraint de respecter les règles prescrites pour votre province ou territoire, qui établit ses propres normes en matière de rémunération. En Alberta, par exemple, les employeurs sont tenus de payer leur personnel au moins une fois par mois, alors qu’en Colombie-Britannique, les salaires doivent être versés tous les 16 jours, au minimum.

L’équipe de pourmonentreprise.ca a mené quelques recherches pour rassembler l’ensemble des législations du pays dans un même tableau, de manière à faciliter votre choix de fréquence de paie.

Province	Fréquence de paie	Délai de paiement	Plus d’informations
Colombie-Britannique	L’employé doit être payé au moins une fois tous les 16 jours.	Dans les 8 jours suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement de la Colombie-Britannique (anglais seulement)
Alberta	L’employé doit être payé au moins une fois par mois.	Dans les 10 jours suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement de l’Alberta (anglais seulement)
Saskatchewan	L’employé ayant un salaire fixe établi sur une base annuelle doit être payé au moins une fois par mois. L’employé rémunéré à l’heure (taux horaire) doit être payé au moins deux fois par mois ou au deux semaines.	Dans les 6 jours suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement de la Saskatchewan (anglais seulement)
Manitoba	L’employé doit être payé au moins deux fois par mois.	Dans les 10 jours ouvrables suivant la fin d’une période de paie.	Gouvernement du Manitoba
Ontario	Aucune fréquence de paie minimale n’est prescrite. L’employeur doit simplement établir une période de paie et un jour de paie réguliers.	Le jour de paie établi.	Gouvernement de l’Ontario
Québec	L’employé doit être payé au moins une fois tous les 16 jours, sauf s’il vient d’être embauché : sa première paie peut être versée dans le mois suivant son entrée en fonction. Les cadres doivent être payés au moins une fois par mois.	Aucun délai de paiement n’est spécifié. Toutefois, le gouvernement du Québec précise qu’un chèque de paie doit être encaissable dans les 2 jours ouvrables suivant sa réception.	CNESST
Nouveau-Brunswick	L’employé doit être payé au moins une fois tous les 16 jours.	Aucun délai de paiement n’est spécifié. Cependant, les normes d’emploi précisent : « Tout salaire ou commission gagnés jusqu’au 7e jour avant la paie doivent être inclus dans le paiement ».	Gouvernement du Nouveau-Brunswick
Île-du-Prince-Édouard	L’employé doit être payé au moins une fois tous les 16 jours.	Dans les 5 jours ouvrables suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement de l’Île-du-Prince-Édouard
Nouvelle-Écosse	L’employé doit être payé au moins deux fois par mois.	Dans les 5 jours suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement de la Nouvelle-Écosse
Terre-Neuve-et-Labrador	L’employé doit être payé au moins deux fois par mois.	Dans les 7 jours suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement de Terre-Neuve-et-Labrador
Yukon	L’employé doit être payé au moins une fois tous les 16 jours.	Dans les 10 jours suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement du Yukon
Territoires du Nord-Ouest	L’employé doit être payé au moins une fois par mois, « à moins qu’une période de paie plus longue ne soit approuvée par l’agent des normes d’emploi ».	Dans les 10 jours suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement des Territoires du Nord-Ouest
Nunaut	L’employé doit être payé au moins une fois par mois.	Dans les 10 jours  suivant la fin de la période de paie.	Gouvernement du Nunavut – Fiches Gouvernement du Nunavut – Lois

Précisez vos priorités
Afin de déterminer s’il est préférable pour votre entreprise d’opter pour une rétribution hebdomadaire, à la quinzaine ou mensuelle, il suffit de vous poser la question suivante : quelle est ma priorité entre limiter mes dépenses, réduire la charge de travail administratif, ou répondre aux besoins de mes employés?

Si l’optimisation financière vous est primordiale, le mieux est de verser le salaire de vos ressources humaines moins fréquemment, par exemple une fois par mois. C’est logique : plus souvent vous transférez des fonds à votre équipe, plus les frais exigés par votre institution bancaire et les coûts de main-d’œuvre affectée à la gestion de la paie sont importants. Vos dépenses sont d’autant plus considérables si vous confiez le calcul des salaires à des experts : vous devez débourser les honoraires élevés de votre comptable ou de votre paie-maître, ou les tarifs de votre fournisseur de services, à chaque période de paie.

Si votre priorité est de déjouer la montre, là encore, la solution est de planifier un nombre réduit de jours de paie pour diminuer le fardeau administratif. « Payez ses employés 52 fois par année, c’est un boulot à plein temps », explique Diane Major, conseillère principale chez Nethris. Depuis près de 35 ans, elle aide des commerces d’envergure comme La Cage à optimiser leur gestion de la rémunération.

« Dans une entreprise où le dépôt des salaires est prévu toutes les semaines, la personne responsable de la paie n’a jamais de répit. L’approbation des heures de travail, le calcul des montants nets, la mise à jour des banques de vacances et la production des documents se terminent le mardi, et le mercredi, il faut déjà recommencer. »

-Diane Major, experte de la paie chez Nethris

Améliorez l’expérience employé
En 2021, la population active canadienne recherche l’équilibre et ne place plus la rémunération au centre de ses intérêts. Selon un sondage de la firme Morneau Shepell, 60 % des salariés canadiens seraient prêts à quitter leur poste et à accepter un revenu inférieur en échange d’un meilleur soutien en matière de bien-être personnel.

Les gens interrogés se sont dits en quête d’un patron valorisant leur santé physique, mentale et… financière. Il ne suffit plus de proposer des séances de méditation, rabais en salles de sport et événements de socialisation; les employeurs sont notamment tenus de prendre part à la planification du portefeuille de leur personnel, en offrant des régimes d’épargne-retraite (REER) ou des programmes d’achat d’actions.

Une étude menée par l’Association canadienne de la paie (ACP) en 2019 révèle que 43 % des Canadiens vivent d’un chèque de paie à l’autre, sans économies suffisantes pour acquitter les factures en cas d’imprévus. Selon Statistique Canada, la dette moyenne des ménages canadiens exprimée en pourcentage du revenu disponible s’élève à 170,7 %.

Les travailleurs s’attendent à ce que les entreprises soient flexibles en matière de rémunération et qu’elles les dépannent, au besoin. Aux États-Unis et au Canada, certaines organisations de grande taille vont jusqu’à offrir la paie sur demande pour attirer et fidéliser leurs ressources humaines.

Il est vraisemblablement impossible pour toute PME de mettre ce service à disposition. Toutefois, récompenser vos employés en leur transférant leurs gains une fois par semaine peut augmenter leur satisfaction et s’avérer une stratégie de rétention efficace.

Votre choix de fréquence de paie a un impact sur le bien-être de votre main-d’œuvre.

Ajoutons que les soucis liés à la gestion du budget pèsent sur la productivité : les travailleurs préoccupés par leurs dettes ont tendance à commettre plus d’erreurs, à accumuler du retard dans leurs projets, à s’absenter et à entrer en conflit avec leurs collègues. L’ACP soutient que le stress financier coûte à l’économie canadienne 16 milliards de dollars par année.