Pour simplifier votre travail durant la pandémie mondiale de la COVID-19, Nethris regroupe les informations utiles à votre entreprise.  Nous partageons avec vous des renseignements sur nos services, sur les mesures gouvernementales et sur la paie au Canada.

Sur cette page :


L’ÉTAT DE NOS SERVICES

Nethris demeure ouvert
Comme à l’habitude, vous pouvez joindre notre Service à la clientèle de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi, en composant le 1 800 361-5001 ou par courriel à soutien.paie@nethris.com. Nos plateformes web et mobile demeurent accessibles en tout temps et nous ne prévoyons pas d’interruption.

Pour maintenir nos activités essentielles tout en protégeant la santé de nos membres, très chère à nos yeux, nos équipes travaillent en toute sécurité de la maison, entourées de leurs proches et de leurs animaux de compagnie. Elles sont dotées de tous les outils nécessaires pour vous soutenir dans la gestion de votre entreprise sans compromettre la confidentialité de vos données.

Toutefois, en ces temps d’incertitude et malgré tous les efforts que nous déployons pour assurer un service continu, il est possible que nos activités soient affectées. Nous faisons appel à votre compréhension et à votre collaboration.

Surcharge intermittente des réseaux téléphoniques
Le contexte mondial actuel entraîne un volume général d’appels supérieur à la normale, causant une surcharge intermittente des réseaux téléphoniques des différents fournisseurs. Cette situation est malheureusement indépendante de notre volonté.

Si, en tentant de communiquer avec nous via notre numéro sans frais (1 800 361-5001), vous vous butez à des lignes « occupées » ou au message « l’abonné que vous tentez de joindre n’est pas disponible », nous vous suggérons de raccrocher et composer de nouveau. Si vos essais demeurent infructueux, composez plutôt le 514 394-9921, notre numéro local.

Si possible, favorisez les lignes téléphoniques fixes aux appareils mobiles. Prenez note qu’il est possible de nous joindre en tout temps par courriel à soutien.paie@nethris.com.

Y aviez-vous pensé?
Pour vous éviter des tracas durant la crise, voici quelques mesures préventives :

  • Vérifiez la validité de vos codes d’accès dès maintenant;
  • Prévoyez une relève autorisée qui sera en mesure d’accéder à la Suite Internet Nethris et de saisir les informations de paie de vos employés, afin d’assurer la préparation des paies dans les délais prévus. Veillez également à ce que leurs codes d’accès soient valides; et
  • Planifiez une relève autorisée qui pourra également transiger avec notre service à la clientèle, le cas échéant. Assurez-vous aussi que cette personne ait le code d’appel nécessaire.

Possibles retards de livraison de vos sacs de paie
Puisque plusieurs personnes se tournent vers la livraison de biens au lieu de se rendre en magasin, les compagnies de transport sont confrontées à un ralentissement de leurs opérations dû à une forte demande. Il est possible que l’expédition de vos sacs de paie accuse un certain retard au cours des prochaines semaines.

N’est-ce pas l’occasion d’opter pour nos services électroniques? En consultant vos rapports sur la Suite Internet Nethris, en donnant accès à vos employés à leurs relevés de paie via le Libre-service, et les rémunérant par dépôt direct, vous pourriez éviter des retards fâcheux. Nos solutions numériques sont plus économiques, plus sécuritaires et plus écologiques. Communiquez avec nous pour obtenir de plus amples détails.

État de la préparation de CGI
Nethris est une marque déposée de Centre de services de paie CGI inc. Pour assurer des mesures coordonnées, cohérentes et proactives en réponse à la menace, CGI a adopté une approche mondiale en matière de communication, de suivi des incidents, de rapports et de gestion de crise globale.

Notre plan de préparation à la pandémie, élément clé de notre programme mondial de continuité des affaires, a été déployé. Il s’appuie sur des protocoles fondés sur les risques pour atténuer les impacts pour nos membres, prévenir l’absentéisme, évaluer les risques de perturbation de la prestation de services et assurer la gestion de nos communications internes et externes. 


LE SOUTIEN FÉDÉRAL AUX PME

Nous actualisons les renseignements de cette section le plus rapidement possible, à la lumière des détails disponibles. Soyez assuré que nous surveillons chaque jour assidûment les annonces gouvernementales.

Dévoilé le 18 mars 2020 puis bonifié la semaine suivante, le Plan d’intervention économique à l’égard de la COVID-19 du gouvernement du Canada offre un appui financier aux entreprises en difficulté durant la crise.  Voici un aperçu des mesures mises en place.

Création de subventions salariales
Avec ses deux subventions salariales de secours, l’État souhaite réduire vos dépenses de rémunération pour vous aider à maintenir vos opérations et garder vos employés malgré la perte de revenus.

Subvention salariale temporaire de 10 % pour les employeurs
La Subvention salariale temporaire de 10 % pour les employeurs vise à soutenir les petites et les moyennes entreprises comme la vôtre. L’État vous propose une couverture de votre masse salariale versée entre le 18 mars et le 19 juin 2020. Votre PME peut obtenir jusqu’à 1 375 $ par employé pour un montant total maximal de 25 000 $. Pour toucher ces montants, vous devez avoir un numéro d’entreprise et un compte du programme de retenues à la source en date du 18 mars 2020.

L’Agence du Revenu du Canada (ARC) permet aux entreprises de profiter de cette subvention dès maintenant, en réduisant le montant des retenues sur la paie qu’elles doivent lui remettre durant cette période. Les propriétaires n’ont pas besoin de demander la subvention. Il suffit de la calculer manuellement et ensuite la soustraire des versements d’impôt fédéral, provincial ou territorial.

Nous vous invitons à vous référer au site du gouvernement du Canada qui contient des exemples de calculs et des précisions pour faciliter votre travail.

Vous nous avez confié la gestion des retenues à la source?
Vous pouvez maintenant profiter de la Subvention salariale temporaire de 10 % pour les employeurs directement via notre service de paie, en ajoutant une déduction spéciale au dossier de vos employés admissibles.

Ce que vous devez savoir :

  • Pour les traitements de paie après l’ajout de la déduction, nous prendrons en charge le calcul de la subvention en tenant compte des maximums admissibles (cumulatifs) par employé (jusqu’à 1 375 $) et par compagnie (jusqu’au montant total de 25 000 $);
  • Le montant du débit de votre paie sera ajusté de manière à vous permettre de bénéficier immédiatement de la subvention;
  • Si le calcul du 10 % excède le montant d’impôt calculé, le montant résiduel qui vous est dû sera appliqué à chaque traitement de paie subséquent, jusqu’à ce que le total de la subvention soit atteint.
  • De nouvelles fonctionnalités vous permettront bientôt de calculer les montants rétroactifs sur vos paies traitées depuis le 18 mars et de récupérer les montants qui vous osnt dus. Nous communiquerons avec vous dès qu’elles seront disponibles.

Pour en savoir plus sur cette solution, référez-vous à la section Documentation (? > Documents COVID-19) de la Suite Internet Nethris.

Subvention salariale d’urgence du Canada
La Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC) est notamment destinée aux entreprises privées, aux organismes sans but lucratif et aux organismes de bienfaisance de toute taille. Si vous observez une baisse considérable de votre chiffre d’affaires entre le 15 mars et le 6 juin 2020, le gouvernement vous offre un remboursement maximal de 75 % de votre masse salariale. Vous pourrez obtenir jusqu’à 847 $ par semaine, par employé.

Important
Le 15 mai, le premier ministre Justin Trudeau a annoncé  que la SSUC sera prolongée jusqu’à la fin du mois d’août. Des détails sont à venir.

Votre admissibilité sera vérifiée sur trois périodes. Pour obtenir le remboursement des salaires versés entre le 15 mars et le 11 avril (période 1), vous devrez prouver que votre PME a subi des pertes de revenu d’au moins 15 % en mars. Afin de profiter d’un remboursement des salaires versés entre le 12 avril et le 9 mai (période 2), vous aurez à démontrer une diminution de votre chiffre d’affaires d’au moins 30 % en avril ou être admissible à la période 1. En ce qui a trait à la couverture des salaires versés entre le 10 mai et le 6 juin (période 3), vous serez tenu de confirmer une baisse de revenu d’au moins 30 % en mai ou être admissible à la période 2.

Vous pourrez établir cette diminution soit par rapport à l’an dernier, soit par rapport à la moyenne de vos revenus gagnés en janvier et février 2020, et devrez conserver la même approche pour chaque demande de subvention. En offrant cette latitude, Ottawa souhaite notamment soulager les entreprises en démarrage ou en forte croissance. Pour vos calculs, vous aurez l’option d’utiliser la méthode de comptabilité d’exercice ou de caisse, en tenant compte de vos revenus gagnés ou perçus.

Simplifiez vos demandes grâce à notre rapport
Pour que vous puissiez déterminer les montants auxquels vous aurez droit dans le cadre de la SSUC et les données à insérer dans le document Excel du calculateur de l’ARC sans difficultés, nous avons créé le rapport COVID-19 Subvention salariale 75 %. Facile à utiliser, il vous permet d’obtenir:

  • La moyenne des salaires versés entre le 1er janvier et le 15 mars 2020, par employé;
  • Le calcul des gains admissibles à la SSUC en fonction de la méthode « date finissante » comme précisé par le gouvernement du Canada, et ce, pour toutes les périodes visées par la SSUC.

Il est à noter que vous pourriez être amené à apporter quelques ajustements au rapport afin de couvrir la période visée par votre demande.

Pour plus de détails concernant ce rapport et pour vous guider dans l’utilisation de celui-ci, nous vous invitons à vous référer aux procédures « Rapport SPD620 – COVID-19 Subvention salariale 75 % et utilisation du prétraitement de paie » (pour les utilisateurs de la Suite Internet Nethris) et « Rapport SPD620 – COVID-19 Subvention salariale 75 % » (pour les clients Paie Téléphone), disponibles à la section Documentation (? > Documentation > Documents COVID-19) de la Suite Internet Nethris.

Code de gain
Pour vous permettre d’isoler les rémunérations versées à des employés en congé payé, nous avons créé le code de gain G98 – Hr. COVID N-Trav. Utilisez-le dès votre prochain traitement de paie pour déterminer aisément les salaires admissibles lorsque vous soumettrez votre demande de subvention.

Sous certaines conditions, les cotisations d’employeurs que vous aurez versées à l’assurance‑emploi, au Régime de pensions du Canada, au Régime des rentes du Québec et au Régime québécois d’assurance parentale pour vos employés en congé payé vous seront également entièrement remboursées. Autrement dit, vous obtiendrez un remboursement pour chaque salarié qui n’effectue aucun travail.

Note : si vous avez profité de la Subvention salariale temporaire de 10 % pour les employeurs, les montants économisés en raison de la réduction de vos retenues à la source seront déduits de la Subvention salariale d’urgence du Canada (SUCC). Au moment de soumettre votre demande, vous devrez indiquer ces montants.

Besoin d’aide pour comprendre et profiter des mesures d’aide gouvernementales?
Le 5 mai dernier, les experts en fiscalité et en comptabilité de la firme Raymond Chabot Grant Thornton ont expliqué à nos clients les mesures gouvernementales d’aide aux entreprises. Profitez vous aussi de leurs précieux conseils!

Cliquez ici pour visionner le webinaire.
Cliquez ici pour consulter le document de présentation.

Pour d’autres explications, consultez également notre Foire aux questions sur la Subvention salariale temporaire de 10 % pour les employeurs et sur la Subvention salariale d’urgence du Canada, disponible à la section Documentation (? > Documentation > Documents COVID-19) de la Suite Internet Nethris.

Prolongation du programme de Travail partagé
Vous souhaitez éviter de mettre à pied vos employés même si le travail vient à manquer? Vous pouvez profiter du programme de Travail partagé. Il permet de réduire les heures de travail de tous vos salariés afin de partager équitablement les tâches à accomplir. Vos employés doivent accepter la réduction de leur temps de travail, être admissibles à l’assurance-emploi et faire partie du personnel permanent.

Durant la crise, vous pouvez profiter de ce programme durant 76 semaines. Le gouvernement du Canada a mis en place des mesures spéciales temporaires pour prolonger sa durée maximale, normalement fixée à 38 semaines. Cliquez ici pour vérifier votre admissibilité.

Accès au crédit
Il pourrait être plus facile pour votre entreprise d’obtenir des prêts ou d’autres types d’aide auprès de votre institution financière. Par l’entremise de la Banque développement du Canada (BDC) et d’Exportation et développement Canada (EDC), le gouvernement Trudeau libère 95 milliards de dollars aux prêteurs privés pour offrir des liquidités aux PME. Nous vous invitons à parcourir notre article pour de plus amples détails sur les offres de financement.

Reports de paiement
Petites et grandes entreprises peuvent reporter le paiement de l’impôt sur le revenu jusqu’au 31 août 2020. Le report s’applique au solde d’impôt à payer, ainsi qu’aux acomptes provisionnels.

Il est également possible de retarder les versements de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), ainsi que les droits de douane à l’importation exigibles jusqu’au 30 juin 2020.

Pour obtenir plus de détails,  rendez-vous sur cette page.

Bonification du programme Emplois d’été Canada
Le programme Emplois d’été Canada a pour objectif d’inciter les organismes sans but lucratif du secteur public ou privé à offrir des emplois d’été stimulants pour les jeunes de 15 à 30 ans en leur proposant des subventions salariales. En 2019, il a permis créer près de 80 000 postes. Celui-ci est bonifié cette année pour mieux vous soutenir. Le gouvernement a annoncé trois modifications temporaires :

  • Votre couverture salariale pourra s’élever jusqu’à 100 % du taux horaire minimum en vigueur dans votre province ou territoire. Le maximum était auparavant fixé à 50 % pour les compagnies privées et publiques;
  • Vous pourrez embaucher des jeunes à temps partiel et profiter de la subvention. Elle ne s’appliquera plus seulement aux postes à temps plein;
  • Les emplois pourront se poursuivre jusqu’au 28 février 2021 au lieu du 28 août 2020.

Si vous avez soumis une demande de financement pour un projet qui est affecté par la COVID-19, le gouvernement du Canada vous invite à communiquer avec votre représentant du financement. Soyez rassuré : vous aurez la possibilité d’adapter vos activités.


LA RÉEMBAUCHE OU LA RÉACTIVATION D’UN EMPLOYÉ

Rappel des procédures
Les subventions salariales gouvernementales et la reprise graduelle de l’économie pourraient vous amener à reprendre vos travailleurs. C’est pourquoi nous avons pensé à vous rappeler les procédures pour réembaucher ou réactiver vos employés à partir de nos solutions.

Pour effectuer une réembauche, suivez les étapes de l’Aide aux utilisateurs. N’oubliez pas d’inscrire la date.

Pour réactiver vos employés inactifs, faites-le à partir de leur dossier d’employé (RH > Profil d’emploi > Emploi et rémunération). Il vous suffit de modifier la valeur du champ « Disponibilité » en sélectionnant « Actif ».

Si vous utilisez notre service de Paie Téléphone, vous pourrez faire les changements lors de votre prochaine saisie de paie. Cependant, si vous avez plus de cinq modifications, assurez-vous de nous les faire parvenir par courriel à l’adresse soutien.paie@nethris.com, deux jours ouvrables avant votre prochain traitement de paie.

Merci à tous les entrepreneurs!
Comme le gouvernement du Canada, Nethris encourage les entreprises à préserver ou réembaucher leurs employés si elles disposent des ressources nécessaires. Un salarié représente un investissement considérable; il doit être recruté, accueilli, formé, outillé de manière à participer à la profitabilité de votre PME. À nos yeux, vos employés sont une ressource précieuse et possèdent un savoir-faire qui vous permettra de relancer vos activités rapidement et efficacement à la sortie de la pandémie.

Bénéficier des subventions, c’est contribuer à la prospérité de l’économie canadienne. En ces temps difficiles, nous tenons à souligner notre profonde admiration pour tous les employeurs.


LA PRODUCTION DES RELEVÉS D’EMPLOI

Consultez nos capsules
Que vous produisiez vos relevés d’emploi en format papier ou électronique (RE WEB ou RE TAP), nos capsules vous guideront étape par étape. Elles sont à votre disposition sur la Suite Internet Nethris, à la section « ? > Documentation > 1.1 Capsules d’autoformation ». Vous pouvez également accéder à notre aide aux utilisateurs en ligne. 

Assurez-vous de respecter les directives de Service Canada
Service Canada a émis des précisions pour vous guider dans la production des relevés d’emploi de vos employés durant la pandémie. Les voici :

  • Si votre employé est malade ou en quarantaine dû à la COVID-19, inscrire à la case 16 – Raison du présent relevé d’emploi : « Code D – maladie ou blessure »;
  • Si votre employé ne travaille pas suite à une pénurie de travail ou une fermeture en raison de la COVID-19, inscrire à la case 16 – Raison du présent relevé d’emploi : « Code A – Manque de Travail »;
  • Si votre employé ne travaille pas pour d’autres raisons liées à la COVID-19, inscrire à la case 16 – Raison du présent relevé d’emploi : « Code E – départ volontaire » ou « Code N – Congé ».

Dans tous les cas, n’ajoutez pas de commentaires. Ceux-ci doivent être ajoutés seulement en cas d’absolue nécessité. Une mention dans cette case fait en sorte qu’un agent de Service Canada doit manuellement procéder à l’examen du relevé d’emploi, ralentissant ainsi le processus de traitement. Prenez note que Service Canada recommande de ne pas amender les relevés d’emploi déjà produits avec des commentaires.

Optez pour des relevés d’emploi électroniques
Afin de faciliter leur transmission, tournez-vous vers les relevés d’emploi électroniques (RE TAP). Grâce à ce service, vos employés pourront en récupérer un exemplaire via Mon dossier Service Canada (MDSC) dans les deux jours ouvrables suivant leur production. Faites-en la demande à soutien.paie@nethris.com.


À PROPOS DE LA PAIE

Les réponses à vos questions sur la paie
Pour vous aider à faire face à la crise, l’Association canadienne de la paie (ACP) a préparé une foire aux questions relatives aux relevés d’emploi, aux mises à pied et aux prestations d’assurance-emploi. Consultez-la pour mettre la main sur une foule d’informations utiles.

De plus, vous pouvez soumettre à l’ACP vos questions liées à la COVID-19 en remplissant le formulaire disponible ici. Un expert du regroupement vous répondra dans les meilleurs délais. Ce service est offert gratuitement à tous nos clients afin de mieux vous accompagner. N’oubliez pas que vous pouvez communiquer avec notre service à la clientèle pour obtenir du soutien.

Demandes formelles de paiement
Veuillez noter que durant la crise, les demandes formelles de paiement (DFP) sont suspendues. On appelle « demande formelle de paiement » l’avis légal de l’Agence du revenu du Canada qui vous oblige, en tant qu’employeur, à prélever du salaire de vos employés les dettes impayées.

Jusqu’à nouvel ordre, vous êtes ainsi prié de stopper retenues et versements liés à des DFP en cours. Aucun nouvel avis ne vous sera par ailleurs envoyé.

Avis
Les renseignements fournis dans cette page le sont à titre informatif seulement et visent à aider nos clients à faire face à la pandémie COVID-19. Ils ne peuvent avoir pour effet de changer ou modifier le(s) contrat(s) en vigueur avec nos clients, ni être interprétés comme une renonciation aux droits et recours prévus au sein de ce(s) contrat(s).

En cas de divergence entre les informations inscrites dans cette page et celles mentionnées par les instances officielles, ces dernières ont toujours priorité. Nethris décline toute responsabilité quant aux erreurs ou omissions que pourrait contenir cette page, ainsi qu’aux conséquences pouvant découler de son utilisation.