Depuis les premiers cas de COVID-19 au pays, plusieurs mesures d’aide ont été déployées par le gouvernement du Canada, dont la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC), afin de soutenir la population durant cette période sans précédent. Pour vous aider à déployer et gérer efficacement ces différentes mesures, Nethris a également, de son côté, créé différents outils.

Cette page vise ainsi à répertorier les diverses mesures d’aide gouvernementale en place, de même que nos solutions pour vous permettre d’en bénéficier.

Pour connaître les détails des mises à jour les plus récentes entourant les mesures d’aide mises en place par le gouvernement du Canada, référez-vous à la section Liens utiles ci-dessous.

Sur cette page :

LES OUTILS DÉVELOPPÉS PAR NETHRIS

Rapport COVID-19 Subv. sal. SSUC/PEREC (SPD620)
Conçu par Nethris, le Rapport COVID-19 SSUC/PEREC (SPD620) tient compte des deux (2) types de subventions offertes par le gouvernement fédéral, soit la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC) et le tout récent Programme d’embauche pour la relance économique du Canada (PEREC), qui est entré en vigueur le 6 juin 2021.

Il est toutefois important de noter que vous ne pourrez bénéficier de la SSUC et le PEREC simultanément. Ainsi, vous serez amené à choisir la subvention la plus avantageuse pour chaque période de demande.

Afin d’identifier les informations requises pour utiliser l’outil de calcul de la SSUC/PEREC fourni par le gouvernement du Canada, Nethris met à votre disposition le rapport COVID-19 Subv. sal. SSUC/PEREC (SPD620). Ce rapport est la solution à privilégier pour tous nos clients, que vous soyez un utilisateur de la Suite Internet Nethris ou de la Paie Téléphone.

Grâce à ce rapport, vous pouvez identifier :

Section SSUC :

  • La moyenne des salaires versés du 1er janvier au 15 mars 2020, par employé;
  • Le calcul des gains admisibles à la SSUC, en fonction de la méthode « date finissante », comme précisé par le gouvernement du Canada, pour toutes les périodes visées par la SSUC1;
  • Les données relatives au code de gain G98 – Hr. COVID N-Trav.

Section PEREC :

  • La rémunération de base pour les revenus gagnés du 14 mars au 10 avril 2021;
  • Le calcul des gains admisibles au PEREC, en fonction de la méthode « date finissante », comme précisé par le gouvernement du Canada, pour toutes les périodes visées par le PEREC.

Note : Les données relatives au code de gain G98 – Hr. COVID N-Trav ne sont PAS admissibles au PEREC et ont donc été exclues du calcul des gains admissibles.

Pour plus de détails sur l’utilisation du rapport COVID-19 Subv. sal. SSUC/PEREC (SPD620), nous vous invitons à vous référer aux procédures « Rapport SPD620 – COVID-19 SSUC/PEREC et prétraitement_Suite Internet Nethris » ou « Rapport SPD620 – COVID-19 SSUC/PEREC_Paie Téléphone », disponibles à la section Documentation (? > Documentation > Documents COVID-19) de la Suite Internet Nethris.

Par le fait même, veuillez noter que :

  • Vous pourriez avoir à apporter quelques ajustements manuels au rapport afin de couvrir la période visée par votre demande;
  • Pour les clients qui gèrent leur paie à la quinzaine et qui spécifient, pour chaque période de paie, les heures payées attribuées à la première semaine et celles affectées à la seconde : le calcul de la moyenne des salaires s’effectue comme si votre paie était traitée à la semaine, limitant ainsi les ajustements manuels.
1  Il est important de savoir que toute demande de SSUC/PEREC doit être faite en fonction de la date de fin de vos périodes de paie (date finissante), et non en fonction de la date d’émission des paiements (date payable).

Paiement des employés en congé
Un code de gain a été créé (G98 – Hr. COVID N-Trav) afin de vous permettre d’isoler les rémunérations versées à des employés en congé payé et ainsi les identifier aisément. Ce code vous simplifiera la vie lorsque vous devrez demander le remboursement des cotisations y étant liées. En effet, pour tous les salaires versés aux employés en congé payé, le gouvernement du Canada offre aux employeurs bénéficiant de la SSUC un crédit sur leurs cotisations d’employeur :

  • À l’assurance-emploi;
  • Au Régime de pensions du Canada;
  • Au Régime des rentes du Québec;
  • Au Régime québécois d’assurance parentale.

Il est entendu que les employeurs doivent continuer de percevoir et verser périodiquement les cotisations d’employeurs et d’employés pour chaque programme. Ils doivent ensuite réclamer le crédit pour les cotisations d’employeur à même leur demande de SSUC. Ce remboursement couvre la totalité des cotisations susmentionnées, pour chaque semaine pendant laquelle les employés admissibles sont en congé payé durant la période visée.

Rapport système COVID-19 Salaires par dates de paiement
Le rapport système COVID-19 Salaires par dates de paiement permet aux utilisateurs de la Suite Internet Nethris d’identifier les informations requises pour effectuer les calculs relatifs à une demande de SSUC.

Celui-ci est disponible sous l’onglet Rapports > Générateur de rapports > Liste des rapports de la Suite Internet Nethris et est à privilégier si vous avez souscrit à la solution Générateur de rapports et que vous gérez plus de 20 gains admissibles.

Afin de vous guider dans l’utilisation de ce rapport, une procédure est disponible à la section Documentation (? > Documentation > Documents COVID-19) de la Suite Internet Nethris.

Registre des salaires (SPD603)
Le Registre des salaires (SPD603) permet aux utilisateurs Paie Téléphone d’identifier les informations requises pour effectuer les calculs relatifs à une demande de SSUC.

Ce rapport peut être généré sous l’onglet Rapports > Résultats de paie > Rapports de paie et est à privilégier si vous n’avez pas souscrit au Générateur de rapport ou que vous avez moins de 20 gains admissibles.

Afin de vous guider dans l’utilisation de ce rapport, une procédure a également été créée et est disponible à la section Documentation (? > Documentation > Documents COVID-19) de la Suite Internet Nethris.

COMMENT PRODUIRE UN RELEVÉ D’EMPLOI (RE)

Mettre un employé à pied est pénible, mais transmettre un relevé d’emploi ne devrait pas l’être. Que vous produisiez vos relevés d’emploi en format papier ou électronique (RE WEB ou RE TAP), nous vous invitons à visualiser nos capsules vidéo, qui vous guideront dans la production de ces documents. Celles-ci sont disponibles dans l’Aide aux utilisateurs de la Suite Internet Nethris, à la rubrique intitulée Capsules d’autoformation. Vous y trouverez aussi nos procédures détaillées.

DIRECTIVES DE PRODUCTION DES RE RELATIVES À LA COVID-19

Si vous avez des employés qui ont cessé de travailler en raison de la COVID-19, vous devez vous assurer d’émettre leurs RE dans les délais prévus. Pour vous guider, Service Canada a émis des précisions que voici :

Case 16 – Raison du présent RE (mise à jour)
La case 16 devrait indiquer la raison du congé ou de la cessation d’emploi de l’employé, ou la raison pour laquelle le RE est émis. N’ajoutez pas de commentaires, sauf si c’est absolument nécessaire.

Quand l’employé ne travaille plus à la suite d’une diminution des activités ou de la fermeture de l’entreprise en raison de la COVID-19, utilisez le code A (manque de travail).

Quand l’employé est malade ou en quarantaine, utilisez le code D (maladie ou blessure).

Quand l’employé refuse de se présenter au travail alors qu’il n’est ni malade ni en quarantaine, utilisez le code E (départ volontaire) ou le code N (congé), le cas échéant.

Vaccination contre la COVID-19
Quand l’employé ne se présente pas au travail parce qu’il refuse de se conformer à votre politique de vaccination obligatoire contre la COVID-19, utilisez le code E (départ volontaire) ou le code N (congé).

Quand vous suspendez un employé ou mettez fin à son emploi parce qu’il ne se conforme pas à votre politique de vaccination obligatoire contre la COVID-19, utilisez le code M (congédiement ou suspension).

Si vous utilisez ces codes, Service Canada pourrait communiquer avec vous pour déterminer :

  • si vous aviez adopté une politique de vaccination obligatoire contre le COVID-19 et que vous l’aviez clairement communiquée à tous les employés;
  • si les employés ont été informés que le non-respect de la politique mènerait à la perte de leur emploi;
  • si l’application de la politique à l’employé était raisonnable dans le contexte du lieu de travail;
  • s’il y avait des exemptions pour les employés qui refusent de se conformer à la politique.

Optez pour des relevés d’emploi électroniques
Vous produisez des relevés d’emploi papier? Afin de faciliter leur transmission, optez plutôt pour la formule électronique (RE TAP). Grâce à ce service, vos employés pourront en récupérer un exemplaire via Mon dossier Service Canada (MDSC) dans les deux jours ouvrables suivant leur production. Faites-en la demande à soutien.paie@nethris.com.

COMMENT RÉEMBAUCHER OU RÉACTIVER UN EMPLOYÉ

Les subventions salariales gouvernementales ou la reprise graduelle de l’économie pourraient vous amener à réembaucher vos travailleurs. Les utilisateurs de la Suite Internet Nethris qui veulent effectuer le processus de réembauche à partir de nos solutions n’ont qu’à suivre les quelques étapes décrites dans l’Aide aux utilisateurs. Il est bien important de ne pas omettre la date de réembauche des employés lorsque vous y procéderez.

Si, toutefois, vous n’avez qu’à réactiver vos employés temporairement inactifs, faites-le à partir de leur dossier d’employé (RH > Profil d’emploi > Emploi et rémunération). Il vous suffit de modifier le statut du champ Disponibilité en sélectionnant « Actif ».

Vous êtes plutôt un utilisateur de Paie Téléphone? Faites-nous simplement part des changements à effectuer lors de votre prochaine saisie de paie. Cependant, si vous avez plus de cinq (5) modifications à faire, transmettez-nous plutôt l’information par courriel à l’adresse soutien.paie@nethris.com, au moins deux (2) jours ouvrables avant votre prochain traitement de paie.

N.B. Il n’y a aucuns frais liés à la réembauche d’employés.

Y avez-vous pensé?

Pour vous éviter des tracas durant la crise, voici quelques mesures préventives :

  • Vérifiez la validité de vos codes d’accès dès maintenant;
  • Prévoyez une relève autorisée qui sera en mesure d’accéder à la Suite Internet Nethris et de saisir les informations de paie de vos employés, afin d’assurer la préparation des paies dans les délais prévus. Veillez également à ce que leurs codes d’accès soient valides; et
  • Planifiez une relève autorisée qui pourra également transiger avec notre service à la clientèle, le cas échéant. Assurez-vous aussi que cette personne ait le code d’appel nécessaire.

LIENS UTILES

Voici quelques liens utiles pour vous aider à mieux comprendre les détails des principaux programmes d’aide mis en place par le gouvernement du Canada en réponse à la pandémie mondiale de la COVID‑19 :

Merci à tous les entrepreneurs !
Comme le gouvernement du Canada, Nethris encourage les entreprises à préserver ou réembaucher leurs employés si elles disposent des ressources nécessaires. Un salarié représente un investissement considérable; il doit être recruté, accueilli, formé, outillé de manière à participer à la profitabilité de votre PME. À nos yeux, vos employés sont une ressource précieuse et possèdent un savoir-faire garant du succès de vos activités.

Nous tenons à souligner notre profonde admiration pour tous les employeurs et leur contribution à la prospérité de l’économie canadienne.

Avis
Les renseignements fournis dans cette page le sont à titre informatif seulement et visent à aider nos clients à faire face à la pandémie COVID-19. Ils ne peuvent avoir pour effet de changer ou modifier le(s) contrat(s) en vigueur avec nos clients, ni être interprétés comme une renonciation aux droits et recours prévus au sein de ce(s) contrat(s).

En cas de divergence entre les informations inscrites dans cette page et celles mentionnées par les instances officielles, ces dernières ont toujours priorité. Nethris décline toute responsabilité quant aux erreurs ou omissions que pourrait contenir cette page, ainsi qu’aux conséquences pouvant découler de son utilisation.