Elle est déjà de retour : Nethris vient de lancer le départ de la fin d’année de paie 2022. Nous préparons à nouveau une panoplie d’outils et d’activités durant cette période chargée, dans le but d’accompagner les entrepreneurs et de les aider à comprendre les obligations qui leur incombent pour clôturer l’année courante.
Voici un résumé des activités qui vous seront offertes!
Bulletins d’information
Notre clientèle bénéficiera à nouveau de nos pratiques bulletins d’information, alors que cinq (5) bulletins seront diffusés à leur intention. À la suite du premier, publié en octobre, les suivants seront émis au début des quatre (4) mois suivants. Ces ressources rassemblent les éléments nécessaires pour effectuer aisément les tâches de fin d’année durant chaque mois ciblé.
Liste de suivi interactive
Nouveauté cette année : autrefois publiée sous forme de fichier PDF à cocher, la liste de suivi est désormais interactive et disponible dans la Suite Internet Nethris. En y accédant, les utilisateurs de notre solution auront une vision d’ensemble des étapes à franchir et des dates butoirs à respecter pour la fin d’année, et pourront ainsi faire le suivi des tâches déjà effectuées et de celles à venir.
Dès le 1er novembre 2022, une fenêtre contextuelle et un bandeau s’afficheront au haut de l’écran, invitant les utilisateurs à accéder à cette liste de suivi qu’ils pourront cocher au rythme de l’avancée de la fin d’année. Véritable guide indissociable du processus, la liste de suivi est une ressource importante pour nos clients.
Aide aux utilisateurs
Le menu Fin d’année est toujours disponible dans l’Aide aux utilisateurs de la Suite Internet Nethris. Cet espace intuitif rassemble de multiples ressources utiles, incluant les guides, le cahier d’activités, les capsules d’auto-formation, la foire aux questions et la liste de vérification.
Dîner-causerie
Ce rendez-vous convivial est de retour : le dîner-causerie Préparer sa fin d’année est offert gratuitement et animé par nos experts, qui prendront le temps de survoler les différentes étapes de la fin d’année et les nombreuses ressources offertes à nos clients.
Apaisez vos craintes avant même qu’elles ne se manifestent : inscrivez-vous avant le 1er novembre 2022!
Webinaires
Plusieurs séances facturables seront à nouveau proposées, au cours desquelles nous aiderons les PME à clore leur année de paie. Si la fin d’année vous semble être un labyrinthe, le webinaire Suivez le guide est l’occasion idéale d’explorer les détails d’une fin d’année sans tracas.
Au menu : une séance de quatre (4) heures, durant laquelle vous apprenez à effectuer quelques démarches simples dans la Suite Internet Nethris, découvrez les éléments à livrer, les moments clés du processus et profitez de nos trucs de pros.
Plusieurs dates sont offertes en français et une date est disponible en anglais : Inscrivez-vous rapidement pour réserver votre place!
Le bulletin de paie est un justificatif légal qui lie les travailleurs et travailleuses à leur employeur. Remis à chaque paie, ce document est une partie intégrante de la vie professionnelle des employé(e)s. Toutefois, de récentes recherches ont démontré que plusieurs travailleurs et travailleuses au Canada ne comprennent pas totalement le contenu de ces fiches et n’osent pas demander d’explications à leur employeur. Nos experts et expertes vous proposent de mieux comprendre l’importance de ce document et les renseignements qui s’y trouvent.
Comprendre son importance Une étude de Paiements Canada a récemment mis en lumière un problème important pour les travailleurs et travailleuses au pays, à savoir le manque de compréhension vis-à-vis leur bulletin de paie ; les premiers constats indiquent que 47 % d’entre eux n’accordent pas assez d’attention aux détails de leur paie.
Pire encore, plusieurs omettent d’examiner les renseignements qui s’y trouvent et de demander à leur employeur des clarifications quant au détail des retenues et déductions. En somme, ils ont désormais davantage tendance à vérifier que l’argent est bien dans leur compte bancaire, sans vérifier les détails de leur fiche de paie.
Pourtant, le bulletin de paie est le reflet direct des conditions établies entre une entreprise et ses employé(e)s. C’est un document très important qui mérite d’être compris et questionné au besoin. En outre, il détermine la rémunération d’un ou une employé(e) et lui attribue un statut de salarié, le différenciant d’un travailleur ou d’une travailleuse autonome.
Puisqu’une erreur pourrait être préjudiciable aux deux parties, il est tout à fait légitime de vérifier régulièrement ses fiches de paie et de poser des questions au besoin à son employeur, l’employé(e) ayant une responsabilité vis-à-vis l’exactitude de ses informations fiscales.
Les normes encadrant les bulletins de paie dépendent de plusieurs facteurs : une entreprise établie au Québec ne sera pas soumise aux mêmes règles de conformité qu’une entreprise basée en Ontario, puisque les normes d’emploi ou du travail de chaque province régissent l’émission des bulletins de paie et les informations qui s’y trouvent.
Notez que si les employé(e)s sont syndiqué(e)s, les bulletins de paie seront régis par une convention collective qui doit refléter les normes minimales de la province de travail ou du Code canadien du travail (charte fédérale).
Il y a plusieurs avantages à faire affaire avec un fournisseur de gestion de la paie : en plus de prendre en charge cette tâche administrative complexe, il s’occupe également des détails relatifs à la province dans laquelle une entreprise se trouve.
Au Québec, la Commission des normes de l’équité de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) permet de générer un exemple de bulletin de paie en fonction de critères préalablement établis : si vous êtes un employeur, vous pouvez utiliser cet outil pour vous créer un bulletin personnalisé.
Le bulletin, étape par étape Certaines informations légales doivent obligatoirement apparaître et sont communes à tous les bulletins émis. Néanmoins, leur apparence peut varier d’un employeur à un autre. Bien souvent, une fiche de paie comprend plusieurs sections que l’on identifiera facilement : l’identification de l’employé(e), les renseignements de l’entreprise, le salaire brut, les retenues et le salaire net.
L’institut national de la paie (INP) a étudié en détail les bonnes pratiques en matière de paie, avant de proposer un tableau explicatif des normes minimales recommandées dans la création d’un bulletin de paie. En tant qu’employeur, vous pouvez vous y référer et l’utiliser comme guide.
Nom de l’employé(e)
Indemnité de vacances
Allocations (subsistance)
Nom de l’employeur
Paie/heures de jour férié
Autres revenus, paiements et avantages
Date de la période de paie
Salaire supplémentaire
Salaire brut
Date du paiement
Heures puisées dans la réserve
Retenues détaillées
Taux/heures
Primes
Paie nette
Salaire normal
Commissions
Tableau des normes minimales recommandées par l’INP
Le salaire brut correspond aux gains pour une période donnée, avant l’application des différentes déductions. Elles sont communes à tous les travailleurs et travailleuses, bien que certains acronymes varient d’une entreprise et d’une province à une autre. Parmi les plus connus, on retrouve :
Assurance-emploi (AE) ;
Régime de pensions du Canada (RPC) et Régime de rentes du Québec (RRQ) ;
Régime québécois de l’assurance parentale ;
Impôt sur le revenu du Canada (IRC) et Impôt sur le revenu du Québec (IRQ).
Puisqu’un employeur peut effectuer d’autres retenues et utiliser des acronymes moins connus, il est important d’être en mesure de les expliquer en cas de besoin. De plus amples informations sur les retenues de salaire sont accessibles sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada. Au Québec, n’hésitez pas à consulter le site Web de Revenu Québec.
Une fois les déductions appliquées, on obtient le salaire net. Bien entendu, ce dernier est inférieur au salaire brut : il correspond au montant réel que touche l’employé(e) et qui sera déposé sur son compte bancaire.
Certains éléments comme les banques de vacances ne doivent pas obligatoirement apparaître, mais l’employeur doit les comptabiliser afin de pouvoir les fournir sur demande. Par contre, les vacances payées doivent apparaître sur la fiche.
En outre, certaines données confidentielles ne doivent sous aucun prétexte se retrouver sur une fiche de paie. C’est le cas du numéro d’assurance sociale de l’employé(e) (NAS), de ses informations bancaires, etc.
De nombreux outils peuvent aider les employeurs à jouer un rôle dans la compréhension que ses employé(e)s auront de leurs bulletins de paie. En proposant des documents explicatifs ou en mettant en place un plan de communication à l’égard de ses équipes, les employeurs peuvent très certainement apporter une réponse aux problèmes identifiés par l’étude de Paiements Canada.
Pourquoi ne pas créer un modèle type de fiche de paie ? Cette ressource pourrait être mise à disposition des employé(e)s et agir comme un des documents de référence de l’entreprise. Cela pourrait s’avérer être d’autant plus utile pour l’accueil et l’intégration des nouveaux employés, qui n’osent pas toujours poser leurs questions.
L’émission du bulletin Il est possible d’émettre le bulletin de paie à ses employé(e)s en format papier ou en version électronique.
Pour téléverser le bulletin de paie en version électronique, il est obligatoire d’utiliser une plateforme sécurisée afin de protéger les informations qu’il contient. De plus, les employé(e)s doivent avoir la possibilité d’y accéder afin de les consulter, de les télécharger et de les imprimer au besoin.
Notez qu’au Québec, l’employeur doit être en mesure de remettre à son employé un bulletin en format papier si celui-ci le demande. Le document doit être remis en main propre, dans une enveloppe scellée ; le document ne peut être laissé sans surveillance si le destinataire est absent.
Bien qu’il soit important de garder un œil sur chacun des bulletins de paie, vous pouvez conseiller à vos employé(e)s de faire particulièrement attention au premier qui leur sera délivré. Il arrive régulièrement que des erreurs apparaissent et elles doivent être corrigées le plus rapidement possible.
Dans un premier temps, il est important de vérifier la section qui se rapporte à l’identification de l’employé(e) : son nom, son prénom et son adresse personnelle. Si la fiche de paie comprend des informations relatives à son emploi, comme le titre du poste et le nom de l’entreprise, l’employé(e) peut aussi les confirmer.
Par la suite, les détails des heures travaillées et de la rémunération doivent être confirmés. Puisque ces informations affectent directement la rémunération des salarié(e)s, il est d’autant plus important de vérifier que la paie corresponde aux heures travaillées et qu’elles soient inscrites dans la bonne période.
Vos employé(e)s seront imposés selon les informations inscrites à leurs bulletins de paie, d’où l’importance de vérifier ces données : des corrections au niveau des impôts pourraient être nécessaires en cas d’erreur.
La réponse
Comment déchiffrer un bulletin de paie ? Dans un premier temps, les employeurs peuvent apporter une réponse pertinente à cette question en faisant un pas vers leurs employé(e)s pour les aider à mieux comprendre leur bulletin de paie. Ils peuvent par exemple créer et remettre un document explicatif, disponible en tout temps, à tous leurs nouveaux et nouvelles employé(e)s.
Un bulletin de paie comporte toujours les sections suivantes :
Renseignements sur l’employé(e) ;
Renseignements sur l’entreprise ;
Revenu brut ;
Déductions ;
Revenu net.
Une fois ces sections identifiées, les informations contenues dans le bulletin deviennent aisément compréhensibles : il est important de vérifier l’exactitude de la rémunération et de la période dans laquelle elle s’inscrit. Les déductions habituelles s’y ajouteront pour donner le revenu net de l’employé(e).
Le détail et la présentation des informations pouvant changer d’une entreprise à une autre, il est important de donner plus d’informations sur certains éléments, incluant les acronymes des diverses retenues.
Le mois de la sensibilisation à la cybersécurité est de retour! Chaque année au Canada, le mois d’octobre se déroule sous le signe de la sécurité et de la protection des renseignements personnels à l’ère du numérique.
Le saviez-vous? Une étude de Statistique Canada a révélé que deux entreprises canadiennes sur cinq ont été la cible d’une cyberattaque en 2019 et 2020. Les Canadiens étant de plus en plus nombreux à utiliser l’espace informatique, il est primordial d’adapter son comportement en ligne. Par ailleurs, les transmissions numériques étant désormais indissociables du travail, il est important de se tenir informé des pratiques de cyberattaques existantes et potentielles pour s’en protéger efficacement.
Au cours du mois d’octobre, quatre thématiques vous seront proposées; réparties sur quatre semaines, elles définiront les étapes d’une simulation d’hameçonnage :
Semaine 1 : Vous avez été hameçonné
Semaine 2 : Où, pourquoi et comment cela se passe-t-il
Semaine 3 : Prévention
Semaine 4 : Mettre tout en commun et aider les autres
La sécurité au cœur de notre travail
La sécurité dicte notre travail : elle fait partie intégrante de notre culture d’entreprise, car nous appliquons des règles rigoureuses dans le traitement des données et des renseignements sensibles de nos clients et de leurs employés. De plus, nos infrastructures à la fine pointe de la technologie garantissent une surveillance de tous les instants de nos systèmes informatiques, et nos équipes de sécurité assurent une protection continue des informations confidentielles.
Nos membres reçoivent une formation continue en matière de sécurité numérique et de risques d’hameçonnage. Des exercices leur sont souvent proposés dans le but de porter une attention particulière aux messages qu’ils reçoivent. Selon nos experts, voici trois (3) règles à appliquer quand vous doutez de l’authenticité d’un courriel :
Vérifiez l’expéditeur : l’adresse vous semble-t-elle légitime? Les courriels d’hameçonnage tentent d’imiter des adresses officielles bien connues, mais contiennent souvent des caractères étranges. Avant d’ouvrir un courriel, vérifiez toujours si l’adresse vous est familière;
Examinez la syntaxe et l’orthographe : le contenu des tentatives de fraudes comporte fréquemment des erreurs;
Ne cliquez pas sur les boutons : vous serez souvent invités à cliquer sur des boutons ou à entrer vos renseignements personnels. Si l’expéditeur se fait passer pour une entreprise connue, vérifiez d’abord le site Web officiel plutôt que les liens contenus dans ces courriels.
Vous voulez en découvrir davantage? N’hésitez pas à consulter notre page Web dédiée à la sécurité au sein de notre entreprise.
Nos webinaires de fin d’année sont de retour, avec plusieurs séances de formation au cours desquelles nous vous aiderons à clore votre année de paie. Ne manquez pas ce rendez-vous, qui vous permettra d’explorer les détails d’une fin d’année sans tracas en découvrant comment effectuer quelques démarches simples dans la Suite Internet Nethris, ce qui est attendu de votre part, les éléments clés du processus, et nos trucs de pro.
Nos webinaires, d’une durée de quatre (4) heures, sont offerts au coût de 150 $ (plus taxes). Vous pouvez cependant bénéficier d’un rabais de 25 % en vous inscrivant avant le 8 octobre 2022. L’événement sera enregistré, vous permettant ainsi d’y avoir accès après sa diffusion officielle. Trois séances, deux en français et une en anglais, se tiendront aux dates suivantes :
Séance du 23 novembre en français, de 08 h 00 à 12 h 00
Séance du 1er décembre en français, de 08 h 00 à 12 h 00
Séance du 7 décembre en anglais, de 13 h 00 à 17 h 00
Réservez votre place dès maintenant !
À la fin de la formation, vous serez informé par rapport aux nouveautés législatives relatives à la fin d’année et pourrez effectuer votre fin d’année 2022 à l’aide de nos outils. L’année dernière, près de 500 participants ont pris part à ces séances de formation. Serez-vous des nôtres cette année ?