Chez Nethris, nous avons à cœur de répondre aux besoins des entrepreneurs canadiens : nous avons donc entrepris une transformation de la Suite Internet Nethris basée sur l’utilisation de nos clients. Nous vous offrons maintenant une solution encore plus moderne, robuste et surtout, axée sur vos besoins! Curieux d’en savoir plus?
Navigation Nous disons au revoir au menu classique en cascade situé dans la partie supérieure de l’écran. Pour améliorer votre expérience de navigation, nous avons opté pour un nouveau menu latéral illustré que vous trouverez à gauche de votre écran : les icônes vous permettront d’identifier en un coup d’œil les sections dont vous aurez besoin.
Onglets Les nouveaux onglets font désormais office de séparateurs dans le dossier de vos employés. Par exemple, vous pourrez passer de la fiche Renseignements personnels à la fiche Emploi et rémunération sans avoir à changer d’écran. Vous pourrez ainsi parcourir plus rapidement le dossier d’un employé. Et ce n’est pas tout! Les onglets ont aussi été introduits dans l’écran Paie et ajustements.
Prétraitement Autrefois dans la fonction Traiter la paie, l’action de « prétraitement » a été déplacée dans la section Vérification de la fonction Prévisualiser la paie. Vous pourrez maintenant y effectuer des prévisualisations partielle ou complètes avant de procéder au traitement lui-même avec la fonction Traiter la paie. Nous vous facilitions la vie!
Dossier d’employé Les dossiers d’employés sont maintenant autonomes : anciennement sous la section RH, ils sont désormais accessibles via une icône spécifique qui vous permet d’avoir sous la main l’ensemble des informations relatives à vos employés. Les fonctions sont également séparées sous leur icône respective pour les utilisateurs de la solution Ressources humaines Pro.
Configuration Pour plus de praticité, toutes les fonctions de Configuration de vos paramètres sont maintenant dans une section distincte. Fini d’accéder aux différentes pages de la solution pour les modifier. Que ce soit pour la gestion des postes ou la configuration de vos calendriers de paie, tout est regroupé au même endroit.
Communication Une toute nouvelle section de menu intitulée Communication voit le jour. À la manière d’un guichet unique, cette section vient remplacer les fonctions permettant de communiquer avec votre personnel, qui étaient auparavant disposées à plusieurs endroits dans la Suite Internet Nethris.
Des termes plus justes Si le jargon de la gestion de la paie n’est pas votre tasse de thé, sachez que notre exercice de vulgarisation permettra maintenant même aux utilisateurs novices de comprendre clairement les libellés! Nous avons clarifié certains termes qui s’avéraient complexes, en voici un aperçu :
Paramètres d’absences → Affichage et % d’accumulation des banques;
Assiduité de l’employé → Calendrier des congés et absences;
Importer les données RH → Importer des données d’emploi;
Canevas de saisie → Modèle de saisie;
Paie régulière courante → Saisir la paie;
Et bien d’autres!
Pour en savoir davantage, consultez la page dédiée à ces nouveautés.
En tant qu’entreprise, vous devez accorder une grande importance à l’intégration d’un nouvel employé, car une bonne compréhension de ses fonctions et les impressions qu’il se fera de son nouvel environnement de travail sont conditionnelles à son acclimatation. Toutefois, l’intégration d’une recrue apparaît aujourd’hui comme un plus grand défi, en raison de la démocratisation du télétravail. Plusieurs paramètres sont donc à activer pour y répondre : nous vous en proposons quatre.
Embauche et télétravail : un défi de taille Depuis les deux dernières années, beaucoup de travailleurs ont dû faire face à un enjeu de taille : débuter dans une nouvelle entreprise sans jamais mettre un pied au bureau. Réussir son intégration est déjà un défi en soi, mais le faire tout en étant à distance est d’autant plus compliqué.
Les sondages démontrent qu’une majorité de travailleurs sont favorables au maintien du télétravail. En effet, selon un sondage mené en 2021 par la firme CROP auprès de 450 télétravailleurs, les deux tiers des répondants souhaitent conserver le télétravail à plein temps. Les entrepreneurs doivent donc comprendre que même si les enjeux inhérents à l’accueil des nouveaux employés sont plus grands, les objectifs d’intégration demeurent inchangés.
Le constat est clair : le travail à distance sera incontestablement une source d’attraction et de rétention de talents. Les entreprises ont donc tout intérêt à ajuster les processus d’intégration de leurs nouveaux employés en conséquence et déployer les outils nécessaires.
Pour Alain Bouchard, directeur conseil, prestation des services chez CGI, l’un des obstacles réside dans la difficulté de présenter tous les employés à une nouvelle recrue : « Aujourd’hui, la majorité des entreprises utilisent des logiciels de vidéoconférences et il est difficile de présenter un nouvel arrivant à des centaines de personnes lors de réunions virtuelles. Pourtant, c’est important de connaître ses collègues et de comprendre le rôle de chacun ».
Vous l’aurez compris, les enjeux sont multiples mais il vous faudra les maîtriser pour intégrer et conserver vos talents. En outre, la rareté de main-d’œuvre qui prévaut actuellement est un enjeu supplémentaire qui amplifie l’importance de bien réaliser cette activité. Nous vous proposons donc de découvrir quatre aspects auxquels prêter attention.
Le sentiment d’appartenance Le sentiment d’adhésion au groupe est très important pour un employé, car il fait office de moteur. Il est donc primordial d’expliquer à votre nouvel employé en quoi son travail s’aligne sur les valeurs de l’entreprise et comment son rôle contribuera à la mission de celle-ci. Si vous êtes mesure de bien lui définir en quoi sa contribution participera activement à la réussite de l’entreprise, vous avez alors entre vos mains un outil de motivation très puissant.
En temps normal, un employé serait amené à se déplacer dans les bureaux, rencontrer ses collègues et gestionnaires, et prendre le pouls des valeurs et de la mission de son entreprise directement sur place. Dans le contexte actuel, vous devez donc lui proposer des outils alternatifs qui favoriseront sa compréhension de celles-ci.
Bien sûr, la documentation écrite demeure pertinente, mais il est recommandé d’utiliser des moyens plus conviviaux et interactifs, comme par exemple la création de vidéos d’entreprise ou de rencontres individuelles par vidéoconférence avec un gestionnaire.
N’ayez pas peur de « vendre » votre marque employeur : les valeurs, la mission et la vision représentent la raison d’être d’une entreprise. Ces éléments fondamentaux permettent à vos employés de se sentir, dès l’embauche, engagés et utiles à l’accomplissement d’un objectif commun.
Le mentorat De plus en plus d’entreprises incorporent le mentorat à leur stratégie d’intégration, en désignant une personne chargée d’accueillir et d’accompagner un nouvel employé dans ses premiers pas au sein de son équipe. Généralement, cette personne-ressource possède une certaine ancienneté ou a déjà emprunté le même parcours.
Cet accompagnement personnalisé présente plusieurs avantages pour le nouvel employé : il peut obtenir des réponses à ses questions, se sent bienvenu dès le premier jour et acquiert dès son arrivée un repère dans son nouvel environnement de travail.
Pour que le mentorat soit un succès, il faut respecter quelques principes fondamentaux. Tout d’abord, les échanges doivent rester confidentiels, afin de préserver la liberté de communiquer ses préoccupations et besoins. Par ailleurs, puisqu’il est important de se sentir à l’aise de poser des questions, il est préférable de ne pas choisir comme mentor un supérieur hiérarchique.
L’occasion de faire ses premiers pas en étant accompagné crée un cadre rassurant en permettant de développer immédiatement un lien avec un collègue, explique Alain Bouchard. Selon lui, le mentorat renforce la cohésion.
« Dans une entreprise, on crée un peu un esprit de famille. Les gens veulent travailler avec des gens, et c’est souvent ce qu’ils retiennent ensuite ».
-Alain Bouchard, directeur conseil prestation des services chez CGI
Le mentorat a fait ses preuves depuis de nombreuses années et les employeurs en tirent de nombreux bénéfices. Il enrichit les relations interpersonnelles, qui sont d’autant plus importantes dans un environnement de télétravail, et renforce la culture d’entreprise grâce au partage des valeurs et objectifs communs.
Maîtriser les outils disponibles La distance peut compliquer la compréhension des outils avec lesquels il faudra travailler et ainsi devenir une source d’anxiété. Pour pallier à ce défi, il est préférable de tout préparer et de vous assurer que tout est fonctionnel avant l’arrivée de votre employé. Par ailleurs, si vous devez commander du matériel, n’oubliez pas de prévoir les délais de réception de celui-ci.
Vous pouvez également faire parvenir à votre employé une « trousse de démarrage », dont il peut prendre connaissance quelques jours avant sa première journée de travail. Cette documentation est d’ailleurs essentielle si des installations sont préalablement nécessaires à la mise en route des outils à utiliser. Elle peut notamment inclure les divers accès, mots de passe temporaires et adresse de courriel dont il aura besoin.
Après son arrivée, vous pouvez l’inviter à suivre des formations ou à visionner des démonstrations vidéo qui lui présenteront l’ensemble des canaux de communication et outils utilisés. Il est conseillé de rendre cette étape plus conviviale en évitant trop de longs documents à lire; il est possible de combiner les deux en jumelant apprentissage solitaire et formations de groupe.
Pour encadrer les groupes de nouveaux employés, Alain Bouchard prévoit d’avance un agenda planifié : « Pour leur première semaine, j’ajoute directement plusieurs rencontres et ateliers à leur agenda. Ça permet de ne rien laisser au hasard et de créer un cadre sécurisant ».
À la fin de la journée, vous pouvez vérifier la compréhension des éléments survolés en réservant quelques minutes à votre nouvel employé. Vous lui proposez ainsi une occasion idéale pour poser ses questions et obtenir les informations dont il a besoin. Cette étape peut être répétée pendant plusieurs jours au besoin.
Créer des liens Lorsque les activités professionnelles se déroulent principalement à distance, il est nécessaire de provoquer les situations dans lesquelles les individus sont amenés à créer des liens. Le télétravail pousse parfois les employés à travailler en solitaire, réduisant malheureusement les interactions et rendant la communication encore plus importante.
Prévoir à l’agenda des rencontres formelles et informelles peut s’avérer une bonne idée. Vous pouvez aussi prévoir une période de rencontres de groupe, idéalement hebdomadaire, pour conserver la cohésion d’équipe et favoriser la santé mentale de vos travailleurs.
De son côté, Alain Bouchard propose d’intégrer un nouvel employé aux divers groupes de discussion existants. Cela lui permet de se renseigner sur l’ambiance générale et le ton des discussions.
« J’ai créé un groupe privé sur LinkedIn auquel j’ajoute les nouveaux employés avant leur première journée. On apprend à se connaître et on y pose des questions ».
-Alain Bouchard, directeur conseil prestation des services chez CGI
Les travailleurs voient parfois leur santé mentale décliner à cause du manque d’échanges interpersonnels, pourtant essentiels au bien-être personnel. En créant des espaces dédiés à la communication, vous établissez un périmètre social dans lequel la cohésion de groupe peut croître et s’affirmer.
La réponse
Comment intégrer vos employés à distance? En tant qu’employeur, il est important de mettre à jour vos outils afin de répondre aux nouveaux besoins du marché du travail. Un processus d’intégration adapté au travail à distance vous permettra de recréer virtuellement ce qui se passerait naturellement au bureau.
Prenez le temps de présenter à votre nouvel employé la mission et les valeurs de votre entreprise, car ces éléments fondamentaux nourriront son sentiment d’appartenance et sa motivation. En outre, cela lui permettra de bien cerner l’importance de son rôle. Le mentorat peut être une solution bénéfique pour les deux partis : il facilite le chemin de votre nouvelle recrue et lui permet une prise en main efficace de ses fonctions, tout en créant de belles occasions de nouer des liens plus rapidement.
L’importance des interactions sociales ne doit pas être négligé, car il affecte directement l’état d’esprit et le bien-être de vos employés. Ainsi, n’hésitez pas à prévoir des périodes de discussions informelles en réservant des créneaux spécifiques à cet effet.
Une intégration pensée et structurée accroît la rétention de vos talents, car vous apportez des solutions concrètes aux incertitudes relatives à un nouvel emploi. Lorsque vous préparez le terrain avant l’arrivée d’un nouvel employé, vous lui démontrez une prise en considération des défis qui se présenteront à lui, encore plus en contexte de télétravail.
La semaine de la santé mentale est de retour cette année. Du 2 au 8 mai inclusivement, l’Association canadienne pour la santé mentale (ACSM) vous invite à faire de l’empathie une de vos préoccupations quotidiennes. Pour cette 71e édition, créons tous ensemble un espace de partage et d’écoute afin de nous épauler.
À cette occasion, l’ACSM a présenté ce midi un événement virtuel (français uniquement) : trois intervenants en santé mentale ont souligné la force de l’empathie et invité les participants à la mettre en pratique au quotidien pour s’aider eux-mêmes et tous ceux et celles qu’ils côtoient.
Pour afficher votre soutien à cet événement important et en faire parler autour de vous, une trousse d’outils est mise à votre disposition. Vous y retrouverez différents visuels que vous pouvez soit utiliser sur vos réseaux sociaux, imprimer ou encore utiliser en arrière-plan lors de vos réunions professionnelles virtuelles.
Bien-être et télétravail
Le travail à distance étant maintenant bien instauré, de nouvelles pratiques s’installent durablement dans le milieu professionnel. Les travailleurs font un usage beaucoup plus poussé des technologies numériques, si bien qu’il peut être difficile de déconnecter. Toutefois, la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, ainsi que le respect de vos pauses et de vos heures de travail, renforcent votre droit à la déconnexion.
En outre, la pandémie a entraîné une hausse significative de l’anxiété auprès des travailleurs. Suite à la publication de nombreuses études, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a rapporté une augmentation de 25 % des cas d’anxiété et de dépression dans le monde. Cette tendance s’explique notamment par la pression liée à la performance au travail et aux nombreux défis auxquels sont confrontés les employés, incluant les mises à pied temporaires ou les reconversions professionnelles liées aux fermetures d’établissements.
En tant qu’employeurs, vous pouvez assurément faire la différence et de nombreux outils peuvent vous aider à soutenir le moral de vos équipes! Certaines entreprises n’hésitent pas à combattre l’anxiété en instaurant des programmes de bien-être au travail, des activités de groupe ou des 5 à 7 virtuels.
Après des mois difficiles, il est plus que jamais essentiel de célébrer l’empathie, le bien-être et avant tout, les individus. La santé mentale étant l’affaire de tous, n’hésitez pas à rester sensibles et à l’écoute des autres, à faire preuve de compréhension et à vous mettre à la place d’autrui.
Tenu les 13 et 14 avril derniers, le salon HR Tech à Montréal a réuni les grands acteurs du marché des technologies de gestion de la paie et des ressources humaines du Québec. En 2019, l’événement avait connu un grand succès, mais s’en sont malheureusement suivies deux ans de pandémie qui ont entraîné l’impossibilité de renouveler l’expérience. Le salon a enfin fait un grand retour très attendu cette année.
Nethris a bien entendu saisi l’occasion de rencontrer les entrepreneurs du Québec, tels que vous, présents sur place : nous vous avons donc accueilli avec grand plaisir aux kiosques 115 et 214 pour vous partager nos connaissances informatiques et vous présenter nos fonctionnalités infonuagiques.
Au cours des dernières années, des turbulences imprévues sont venues secouer le milieu professionnel. Conséquemment, de nombreuses transformations s’observent dans le marché de l’emploi. Dans ce contexte particulier, les solutions qui engagent et soutiennent le développement de vos équipes sont primordiales. Nous sommes heureux d’avoir pu aider les visiteurs qui se sont rendus à notre emplacement, en leur démontrant comment nos solutions peuvent valoriser leur travail et celui de leurs employés.
Comme à notre habitude, nous avons organisé un concours vous permettant de remporter un cadeau : la gagnante a été tirée au sort et a pu repartir avec une belle valise aux couleurs de Nethris, parfaite pour l’été qui approche. Félicitations à l’heureuse récipiendaire!
Nethris est là pour vous Chez Nethris, nous offrons des solutions tout-en-un de gestion de la paie et du capital humain qui répondent aux besoins des entreprises canadiennes et leur permettent de placer leurs passions avant la paperasse. Vous pouvez facilement vous débarrasser du fardeau administratif en confiant cette tâche à Nethris; en automatisant les paiements de vos employés et la gestion des horaires de travail dans votre entreprise, vous simplifiez considérablement votre activité! Vous voulez en savoir plus? Contactez-nous.
Le kiosque aux couleurs de Nethris, prêt à vous recevoir.
