Embauche et fin d’emploi : quelles sont mes responsabilités envers un employé?

7 min. 20 octobre 2021
Embauche et fin d’emploi : quelles sont mes responsabilités envers un employé?

Le rôle d’employeur s’accompagne de multiples obligations et responsabilités, tant envers vous-même qu’envers vos employés. Les lois établies par les gouvernements rythment leur parcours dans votre entreprise, de leur recrutement jusqu’à leur départ. Il est donc de votre devoir de vous assurer du respect des règles qui incombent aux employeurs. Si vous vous êtes déjà demandé ce que vous devez faire après une embauche, ou lors d’une fin d’emploi, cet article est pour vous. Vous y trouverez des informations utiles relatives à ces sujets, que vous soyez à la tête de votre entreprise ou non.

Q1 : Quoi faire à l’embauche?
Vous venez de recruter un employé et vous vous demandez quelle sera la suite des choses? De votre côté, vous devez vérifier certaines informations auprès de votre nouvelle recrue. Du sien, il lui faut remplir des formulaires, notamment au bien de l’impôt fédéral et provincial.

Dans un premier temps, il est de votre responsabilité de vérifier le numéro d’assurance sociale (NAS) de votre recrue, et ce dans un délai de trois (3) jours suivant son embauche. Plusieurs justificatifs vous permettent d’effectuer cette vérification, à savoir sa carte d’assurance sociale, une lettre de confirmation de NAS ou tout autre document sur lequel celui-ci apparaît.

Notez que certains NAS commencent par un « 9 ». Ceux-ci sont attribués aux travailleurs étrangers temporaires, qui ne sont ni résidents permanents ni citoyens canadiens. Dans le cas où vous recruteriez un travailleur étranger temporaire présentant un NAS qui commence par le chiffre « 9 », vous devrez également lui demander de présenter un document d’immigration valide attestant son autorisation de travailler au Canada.

Si vous souhaitez remettre les bulletins de paie par voie électronique, vous devez faire signer à votre employé une autorisation, sauf s’il s’agit déjà d’une condition d’emploi. Selon les normes d’emploi, vous avez certaines obligations à respecter dans la production de bulletins de paie, comme celle d’indiquer le nom de votre entreprise ou bien les montants versés à votre employé.

Dès l’embauche, chaque traitement de paie d’un employé est soumis à des retenues et à des remises gouvernementales. Vous pourriez gagner à faire affaire avec un fournisseur de paie, car celui-ci calcule généralement ces retenues avec exactitude pour vous et effectue les remises gouvernementales pour écarter tout risque de pénalités.

Afin de mettre en place les retenues d’impôt, votre employé doit remplir des formulaires de déclaration pour la retenue de l’impôt fédéral, provincial et territorial. Au Québec, il s’agit des formulaires TD1/TP-1015.3. Néanmoins, chaque province détient ses formulaires; veillez donc à vérifier lesquels utiliser selon votre situation.

Ces documents doivent être remplis au moment de l’embauche, ou dès que des changements surviennent à la situation de l’employé. Les formulaires doivent indiquer les informations suivantes : le nom légal de l’employé, son NAS, sa date de naissance, son adresse et les renseignements nécessaires au calcul de retenue d’impôt sur le revenu.

Notez que certaines informations personnelles appartenant à votre employé peuvent être nécessaires dans certaines situations, comme lors de la production de bulletins de paie ou de déclarations de renseignements d’impôts. C’est le cas notamment de son adresse de résidence. Sa date de naissance est également un renseignement pertinent, par exemple pour le calcul des retenues d’impôts.

Il est important de savoir qu’il n’est pas permis de communiquer certaines informations à la direction de votre entreprise ou de tout autre comité social sans l’autorisation de votre employé.

Q2 : Que dois-je verser et produire au départ de mon employé?
Le départ d’un employé est une situation qui vous incombe des responsabilités en tant qu’employeur. En effet, vous aurez plusieurs obligations et devrez produire plusieurs documents soumis à législation, comme un relevé d’emploi (RE).

En matière de rémunération, le départ d’un employé implique que vous lui remettiez toutes les sommes dues. Il peut s’agir de versements de salaire, de montants liés à des heures supplémentaires ou bien de l’indemnité de vacances (exemple : 4 % ou 6 %). Vous pouvez généralement lui remettre ces montants au moment du départ ou lors de la paie régulière suivante. Néanmoins, la date limite de remise varie d’une province à l’autre; veillez donc à vérifier celle qui s’applique dans votre cas.

S’il vous reste un ou plusieurs dépôts à verser à votre employé, n’oubliez pas que vous avez des responsabilités vis-à-vis de chaque traitement de paie, qui est assujetti aux retenues et aux versements des remises gouvernementales.

Notez que le moment auquel survient la fin d’emploi a une incidence sur les paiements que vous devez à votre employé, car au milieu d’une période de paie, vous devrez finaliser les paiements à la paie suivante, dans un délai maximal de deux (2) semaines.

La cessation d’emploi de l’employé marque la fin de sa rémunération et le besoin de produire son historique d’emploi. Le RE est non seulement important, mais obligatoire, car il fournit de l’information sur le parcours de l’employé et sur le total de ses heures en banque.

Vous pouvez produire un RE en format électronique ou papier, mais les délais ne sont pas les mêmes selon le format choisi. Si vous produisez un RE électronique, vous devez le faire dans les cinq (5) jours civils qui suivent la fin de la période de paie au cours de laquelle l’interruption de la rémunération de l’employé a lieu.

Dans le cas où vous produiriez un RE papier, vous devez le faire dans les cinq (5) jours civils qui suivent soit l’interruption de la rémunération de l’employé, soit la date où vous constatez l’interruption de la rémunération. Puisque des règles spéciales peuvent être observées, nous vous conseillons de suivre les recommandations du site web du gouvernement.

Ressources
Vous pouvez en tout temps vous référer à la section Ressources de notre site web, qui vous propose des outils vous guidant à travers vos questionnements portant sur vos responsabilités d’employeur : nos informations s’alignent toujours sur les lois en vigueur.

L’Association canadienne de la Paie (ACP) met en ligne un guide pratique sous la forme d’une liste de vérification des étapes à l’embauche. Vous pouvez utiliser cet outil pour vous aider lorsque vous recrutez de la main d’œuvre.

En raison de la situation économique actuelle, Nethris tient à jour sa page Nos solutions en réponse à la pandémie de COVID-19, qui répertorie pour vous différents outils vous aidant à comprendre et à utiliser efficacement les multiples mesures à votre disposition. De plus, une section Liens utiles liste pour vous les principaux programmes d’aide du gouvernement. Notez que les utilisateurs de la Suite Internet Nethris peuvent accéder à l’espace « Documents COVID-19 » depuis la section Documentation.

Le gouvernement a mis en place de nombreuses mesures visant à soutenir et encourager les employeurs durant la pandémie. Des subventions pour financer vos activités et stimuler votre entreprise en pleine relance économique sont disponibles : le site web du gouvernement du Canada prévoit un volet « Soutien financier et économique » faisant état des programmes et subventions disponibles. Ces renseignements prévalent sur n’importe quelle autre information; nous vous conseillons donc de les utiliser en priorité.

La réponse

Quelles sont mes responsabilités envers un employé? L’embauche et la fin d’emploi sont des étapes ponctuées de règles à suivre. Dans un premier temps, vérifiez l’exactitude des informations légales de votre nouvel employé afin de vous assurer qu’il est en droit de travailler au Canada : vous êtes donc tenu de lui demander son NAS. S’il commence par un neuf (9), vous devez aussi vérifier que l’employé possède des papiers d’immigration valides l’autorisant à travailler au pays.

D’autres informations sont nécessaires, comme son nom, son adresse et sa date de naissance. En plus de permettre la constitution de son dossier d’employé, ces données sont primordiales au bien de l’impôt. Vous devrez notamment lui faire remplir des formulaires de déclaration pour la retenue de l’impôt fédéral et provincial ou territorial.

Lors d’une cessation d’emploi, vous devrez remettre à votre employé toutes les sommes qui lui sont dues : salaire, heures supplémentaires, indemnités, etc. Les délais varient selon la province et le territoire, vous devez donc vérifier ceux qui s’appliquent pour vous. Si vous devez encore effectuer des versements, n’oubliez pas que chaque traitement de paie est soumis à des remises.

Enfin, vous devez produire son RE. Là encore, vous devez respecter des délais, et ceux-ci varient selon que vous décidiez de produire un RE papier ou électronique.

Les renseignements fournis dans cette page le sont à titre informatif seulement. En cas de divergence entre les renseignements fournis dans cette page et ceux fournis par les instances officielles, ces derniers ont toujours priorité. Nethris décline toute responsabilité quant aux erreurs ou omissions que pourrait contenir cette page, ainsi qu’aux conséquences pouvant découler de son utilisation.

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