Comment aborder la fin d’année de la paie en toute sérénité?

Que vous procédiez aux activités de fin d’année de la paie pour la première fois ou non, il est important de bien identifier et comprendre les multiples tâches relatives à cette étape, pour vous assurer une fin d’année sans pépins. Il est tout à fait envisageable d’aborder ce moment de l’année sereinement, à condition de s’y préparer adéquatement. Voici comment!

Démystifier la fin d’année
La fin d’année de la paie est généralement une période chargée et stressante pour les entrepreneurs. Elle représente un processus complexe qui implique de préparer toute une panoplie de documents en vue de clore l’année civile en cours et de respecter les obligations établies par les paliers gouvernementaux.

Parmi toutes les étapes administratives et légales à entreprendre, vous devez vérifier et transmettre aux gouvernements toutes les données relatives aux versements effectués à vos salariés et identifier la fréquence de versement de vos remises pour la prochaine année. Vous avez aussi des documents à préparer et à remettre à vos employés pour qu’ils puissent faire leur déclaration d’impôts.

Pendant cette période, vous devez non seulement clore l’année de paie en cours, mais également vous organiser en vue de la prochaine année de paie qui débutera dans les semaines qui suivent. En ce sens, vous avez tout intérêt à vous préparer en fonction des différentes dates butoirs établies par les gouvernements et vérifier que vos calculs de retenues à la source sont corrects. En effet, une erreur peut vous amener son lot de mauvaises surprises, notamment des pénalités.

Vous voulez aborder la fin d’année avec le plus de quiétude possible? Nous vous proposons de suivre quelques recommandations qui vous aideront à mieux comprendre vos obligations, et ainsi à finir l’année en beauté.

Produire vos feuillets d’impôts
Qui dit fin d’année dit aussi production des feuillets d’impôt. En effet, vous devrez produire vos T4, T4A et Relevés 1 (RL-1), puis les remettre à vos employés le dernier jour de février au plus tard. Vous avez plusieurs possibilités quant à leur distribution; toutefois, la remise en ligne, qui remplace peu à peu les autres méthodes, est pratique pour vous et vos employés, car une version numérique de ces documents est plus facilement accessible.

Il est primordial de vous assurer de l’exactitude des informations figurant sur vos feuillets, car des erreurs pourraient engendrer des frais, comme des pénalités gouvernementales. D’où l’importance de tenir à jour vos dossiers d’employés!

De plus, vous devrez transmettre vos documents aux gouvernements. Notez que cette étape pourrait vous être grandement simplifiée si vous avez un fournisseur de paie, car celui-ci peut prendre en charge certaines responsabilités, comme la production et l’envoi des feuillets d’impôts de vos employés, la transmission des données et du Sommaire fédérale à l’Agence du revenu du Canada (ARC).

En revanche, la transmission du Sommaire 1 – Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur (RLZ-1.S) reste de votre responsabilité, puisque ce document doit contenir des informations que vous seul possédez. Par ailleurs, Revenu Québec met à votre disposition plusieurs guides et formulaires auxquels vous pouvez vous référer.

Dans certains cas, votre fournisseur de paie vous permet de retarder la production des feuillets d’impôts. Cela vous laisse du temps supplémentaire pour saisir ou transmettre des données. N’oubliez pas toutefois de relancer la production de vos feuillets le 12 février au plus tard, afin qu’ils soient produits et transmis pour la date butoir.

Nous vous conseillons de télécharger les guides et formulaires de l’ARC relatifs à la production et à la soumission des T4 et de votre sommaire fédéral. Nous transmettons des bulletins de fin d’année à notre clientèle, et celle-ci peut consulter nos guides en ligne dans l’aide aux utilisateurs.

Valider votre calendrier de traitement de la paie
Il est important de vérifier, avant la fin de l’année en cours, que vous avez bien le bon nombre de périodes de paie pour la prochaine année. Confirmez aussi les dates de traitement et les dates payables pour la dernière paie de l’année courante et la première paie de la prochaine année. Cette étape vous permet de planifier adéquatement les deux paies les plus importantes de la période de fin d’année. Par ailleurs, veillez à respecter la date limite de traitement de la dernière paie de l’année. Si vous la dépassez, il se pourrait que votre paie tombe en 2022.

Profitez-en aussi pour vérifier les dates de traitement de paie pour la prochaine année afin de ne pas entrer en conflit avec des journées fériées, auquel cas vous devrez effectuer des modifications.

Dans la foulée, il est le temps de modifier et valider les taux de cotisations à un régime de retraite, un syndicat ou autre.

Vérifier votre fréquence de remises
La fréquence de remises est établie par les différents paliers gouvernementaux (fédéral et provincial). Elle fait généralement l’objet d’une mise à jour en période de fin d’année, soit en novembre et en décembre, qui entre en vigueur l’année suivante. Le moment est donc venu pour vous de valider votre fréquence de remises : si vous ne la connaissez pas ou ne recevez aucune information, nous vous invitons à prendre contact avec le gouvernement.

Au fédéral, quatre (4) fréquences de versements sont établies et déterminées par le genre d’auteur de versements. Nous vous recommandons de consulter le site Web de l’ARC.

Au Québec, Revenu Québec vous transmet généralement une communication si la fréquence de remise des cotisations employeur et des retenues à la source diffère de leur estimation. Vous trouverez plus d’informations sur la page prévue à cet effet.

Notez que seul le gouvernement peut autoriser une nouvelle fréquence de remises. Si vous avez un fournisseur de paie et que votre fréquence a changé, vous devez la lui fournir avec l’avis officiel du gouvernement.

Rester à jour
Parmi les nombreuses tâches que vous devrez accomplir, certaines sont plutôt administratives et routinières. Pour autant, elles n’en demeurent pas moins importantes. Vous pouvez commencer par vous assurer que les informations de votre entreprise et de vos employés sont à jour, car il s’agit en réalité de renseignements légaux très importants et utiles.

Par exemple, nous vous conseillons de vérifier les numéros d’assurance sociale (NAS) de vos employés, car posséder un NAS valide est obligatoire. Dans le même esprit, validez l’exactitude de leurs informations personnelles : adresse de résidence, numéro de téléphone, etc. Vous pourriez en avoir besoin pour leur envoyer leurs documents. Notez par ailleurs que si vous devez effectuer des changements d’adresse, il vous faut absolument le faire avant la production des feuillets d’impôts.

Dans la mesure du possible, ajustez les cumulatifs de paie de vos employés avant la fin de l’année, qu’il s’agisse de bonis, de vacances, de montants perçus pour les assurances collectives d’un employé en maladie, etc.

La fin d’année est aussi la période durant laquelle il vous faut valider pour l’an prochain les crédits d’impôt personnels et les réductions d’impôt : si certains de vos employés ont des crédits et des réductions d’impôt autres que les montants personnels de base, vous devez tenir ces informations à jour dans leur dossier d’employé et valider ces informations avant la première paie de la nouvelle année, car leur conformité relève de votre responsabilité.

Allègements reconduits pour 2021
Certains allègements ont été mis en place en 2020 en raison de la pandémie et sont demeurés en vigueur cette année. Revenu Québec n’a pas mentionné de date de fin de traitement particulier pour les avantages imposables relatifs au télétravail et à la COVID-19. L’ARC n’a pas encore annoncé sa position quant à la reconduction de ces mesures pour 2021. Vous pouvez toutefois consulter la page Web traitant de ces questions pour 2020.

Ainsi, les stationnements fournis pas considérés comme accessibles en raison du télétravail, ils ne sont toujours pas traités comme des avantages imposables à l’employé pour les mois où il travaille de la maison. L’équipement informatique et de bureau pour le télétravail, remboursable à hauteur maximale de 500 $, n’est pas non plus considéré comme un avantage imposable pour l’employé, puisqu’il représente un avantage qui bénéficie principalement à l’employeur. Toutefois, si le montant d’acquisition dépasse 500 $, l’excédent devient alors un avantage imposable.

L’an dernier, l’ARC émettait des directives particulières pour la déclaration de revenus sur les feuillets T4 pour 2020, exigeant que les revenus de périodes spécifiques de l’année soient déclarés aux cases 57 à 60. Il n’y a aucune exigence de la sorte pour 2021.

Cette année encore, les commissions des accidents du travail de la Colombie-Britannique, de l’Alberta, de l’Ontario et du Québec accordent aux employeurs un congé de primes pour la santé et la sécurité au travail sur les salaires versés aux employés admissibles à la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC).

Dans le cadre du programme de la SSUC, le gouvernement fédéral offre, au Québec, un crédit de cotisations employeur (RRQ, RPC, AE, RQAP) sur les salaires versés aux employés en congé. Sur ces mêmes salaires, le gouvernement du Québec accorde un allègement des cotisations au FSS.

Ressources
Les entreprises peuvent généralement trouver de l’aide pour finaliser leur fin d’année de la paie sans pépins. De notre côté, nous accompagnons nos clients à travers cette période cruciale. Dès novembre, notre clientèle bénéficie à nouveau d’une série de quatre bulletins d’information qui résument en détail les renseignements nécessaires à l’accomplissement des tâches de fin d’année.

Les webinaires de fin d’année de Nethris sont de retour ce mois-ci : plusieurs séances de formation sont disponibles, permettant aux PME de connaître les détails d’une fin d’année sans tracas.