Comment déchiffrer un bulletin de paie ?

Le bulletin de paie est un justificatif légal qui lie les travailleurs et travailleuses à leur employeur. Remis à chaque paie, ce document est une partie intégrante de la vie professionnelle des employé(e)s. Toutefois, de récentes recherches ont démontré que plusieurs travailleurs et travailleuses au Canada ne comprennent pas totalement le contenu de ces fiches et n’osent pas demander d’explications à leur employeur. Nos experts et expertes vous proposent de mieux comprendre l’importance de ce document et les renseignements qui s’y trouvent.

Comprendre son importance
Une étude de Paiements Canada a récemment mis en lumière un problème important pour les travailleurs et travailleuses au pays, à savoir le manque de compréhension vis-à-vis leur bulletin de paie ; les premiers constats indiquent que 47 % d’entre eux n’accordent pas assez d’attention aux détails de leur paie.

Pire encore, plusieurs omettent d’examiner les renseignements qui s’y trouvent et de demander à leur employeur des clarifications quant au détail des retenues et déductions. En somme, ils ont désormais davantage tendance à vérifier que l’argent est bien dans leur compte bancaire, sans vérifier les détails de leur fiche de paie.

Pourtant, le bulletin de paie est le reflet direct des conditions établies entre une entreprise et ses employé(e)s. C’est un document très important qui mérite d’être compris et questionné au besoin. En outre, il détermine la rémunération d’un ou une employé(e) et lui attribue un statut de salarié, le différenciant d’un travailleur ou d’une travailleuse autonome.

Puisqu’une erreur pourrait être préjudiciable aux deux parties, il est tout à fait légitime de vérifier régulièrement ses fiches de paie et de poser des questions au besoin à son employeur, l’employé(e) ayant une responsabilité vis-à-vis l’exactitude de ses informations fiscales.

Les normes encadrant les bulletins de paie dépendent de plusieurs facteurs : une entreprise établie au Québec ne sera pas soumise aux mêmes règles de conformité qu’une entreprise basée en Ontario, puisque les normes d’emploi ou du travail de chaque province régissent l’émission des bulletins de paie et les informations qui s’y trouvent.

Notez que si les employé(e)s sont syndiqué(e)s, les bulletins de paie seront régis par une convention collective qui doit refléter les normes minimales de la province de travail ou du Code canadien du travail (charte fédérale).

Il y a plusieurs avantages à faire affaire avec un fournisseur de gestion de la paie : en plus de prendre en charge cette tâche administrative complexe, il s’occupe également des détails relatifs à la province dans laquelle une entreprise se trouve.

Au Québec, la Commission des normes de l’équité de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) permet de générer un exemple de bulletin de paie en fonction de critères préalablement établis : si vous êtes un employeur, vous pouvez utiliser cet outil pour vous créer un bulletin personnalisé.

Le bulletin, étape par étape
Certaines informations légales doivent obligatoirement apparaître et sont communes à tous les bulletins émis. Néanmoins, leur apparence peut varier d’un employeur à un autre. Bien souvent, une fiche de paie comprend plusieurs sections que l’on identifiera facilement : l’identification de l’employé(e), les renseignements de l’entreprise, le salaire brut, les retenues et le salaire net.

L’institut national de la paie (INP) a étudié en détail les bonnes pratiques en matière de paie, avant de proposer un tableau explicatif des normes minimales recommandées dans la création d’un bulletin de paie. En tant qu’employeur, vous pouvez vous y référer et l’utiliser comme guide.

Tableau des normes minimales recommandées par l’INP

Le salaire brut correspond aux gains pour une période donnée, avant l’application des différentes déductions. Elles sont communes à tous les travailleurs et travailleuses, bien que certains acronymes varient d’une entreprise et d’une province à une autre. Parmi les plus connus, on retrouve :

• Assurance-emploi (AE) ;
• Régime de pensions du Canada (RPC) et Régime de rentes du Québec (RRQ) ;
• Régime québécois de l’assurance parentale ;
• Impôt sur le revenu du Canada (IRC) et Impôt sur le revenu du Québec (IRQ).

Puisqu’un employeur peut effectuer d’autres retenues et utiliser des acronymes moins connus, il est important d’être en mesure de les expliquer en cas de besoin. De plus amples informations sur les retenues de salaire sont accessibles sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada. Au Québec, n’hésitez pas à consulter le site Web de Revenu Québec.

Une fois les déductions appliquées, on obtient le salaire net. Bien entendu, ce dernier est inférieur au salaire brut : il correspond au montant réel que touche l’employé(e) et qui sera déposé sur son compte bancaire.

Certains éléments comme les banques de vacances ne doivent pas obligatoirement apparaître, mais l’employeur doit les comptabiliser afin de pouvoir les fournir sur demande. Par contre, les vacances payées doivent apparaître sur la fiche.

En outre, certaines données confidentielles ne doivent sous aucun prétexte se retrouver sur une fiche de paie. C’est le cas du numéro d’assurance sociale de l’employé(e) (NAS), de ses informations bancaires, etc.

De nombreux outils peuvent aider les employeurs à jouer un rôle dans la compréhension que ses employé(e)s auront de leurs bulletins de paie. En proposant des documents explicatifs ou en mettant en place un plan de communication à l’égard de ses équipes, les employeurs peuvent très certainement apporter une réponse aux problèmes identifiés par l’étude de Paiements Canada.

Pourquoi ne pas créer un modèle type de fiche de paie ? Cette ressource pourrait être mise à disposition des employé(e)s et agir comme un des documents de référence de l’entreprise. Cela pourrait s’avérer être d’autant plus utile pour l’accueil et l’intégration des nouveaux employés, qui n’osent pas toujours poser leurs questions.

L’émission du bulletin
Il est possible d’émettre le bulletin de paie à ses employé(e)s en format papier ou en version électronique.

Pour téléverser le bulletin de paie en version électronique, il est obligatoire d’utiliser une plateforme sécurisée afin de protéger les informations qu’il contient. De plus, les employé(e)s doivent avoir la possibilité d’y accéder afin de les consulter, de les télécharger et de les imprimer au besoin.

Notez qu’au Québec, l’employeur doit être en mesure de remettre à son employé un bulletin en format papier si celui-ci le demande. Le document doit être remis en main propre, dans une enveloppe scellée ; le document ne peut être laissé sans surveillance si le destinataire est absent.

Bien qu’il soit important de garder un œil sur chacun des bulletins de paie, vous pouvez conseiller à vos employé(e)s de faire particulièrement attention au premier qui leur sera délivré. Il arrive régulièrement que des erreurs apparaissent et elles doivent être corrigées le plus rapidement possible.

Dans un premier temps, il est important de vérifier la section qui se rapporte à l’identification de l’employé(e) : son nom, son prénom et son adresse personnelle. Si la fiche de paie comprend des informations relatives à son emploi, comme le titre du poste et le nom de l’entreprise, l’employé(e) peut aussi les confirmer.

Par la suite, les détails des heures travaillées et de la rémunération doivent être confirmés. Puisque ces informations affectent directement la rémunération des salarié(e)s, il est d’autant plus important de vérifier que la paie corresponde aux heures travaillées et qu’elles soient inscrites dans la bonne période.

Vos employé(e)s seront imposés selon les informations inscrites à leurs bulletins de paie, d’où l’importance de vérifier ces données : des corrections au niveau des impôts pourraient être nécessaires en cas d’erreur.