Quelle est la fréquence de paie la plus avantageuse pour mon entreprise?

Pour bâtir un calendrier de paie profitable à votre PME, il est nécessaire de connaître les lois en vigueur et de réfléchir à vos priorités.

Commencez par vous familiariser avec la législation en place
En tant que propriétaire de PME, vous êtes libre d’opter pour la fréquence de paie qui convient le mieux à votre réalité d’affaires. Vous êtes toutefois contraint de respecter les règles prescrites pour votre province ou territoire, qui établit ses propres normes en matière de rémunération. En Alberta, par exemple, les employeurs sont tenus de payer leur personnel au moins une fois par mois, alors qu’en Colombie-Britannique, les salaires doivent être versés tous les 16 jours, au minimum.

L’équipe de pourmonentreprise.ca a mené quelques recherches pour rassembler l’ensemble des législations du pays dans un même tableau, de manière à faciliter votre choix de fréquence de paie.

Précisez vos priorités
Afin de déterminer s’il est préférable pour votre entreprise d’opter pour une rétribution hebdomadaire, à la quinzaine ou mensuelle, il suffit de vous poser la question suivante : quelle est ma priorité entre limiter mes dépenses, réduire la charge de travail administratif, ou répondre aux besoins de mes employés?

Si l’optimisation financière vous est primordiale, le mieux est de verser le salaire de vos ressources humaines moins fréquemment, par exemple une fois par mois. C’est logique : plus souvent vous transférez des fonds à votre équipe, plus les frais exigés par votre institution bancaire et les coûts de main-d’œuvre affectée à la gestion de la paie sont importants. Vos dépenses sont d’autant plus considérables si vous confiez le calcul des salaires à des experts : vous devez débourser les honoraires élevés de votre comptable ou de votre paie-maître, ou les tarifs de votre fournisseur de services, à chaque période de paie.

Si votre priorité est de déjouer la montre, là encore, la solution est de planifier un nombre réduit de jours de paie pour diminuer le fardeau administratif. « Payez ses employés 52 fois par année, c’est un boulot à plein temps », explique Diane Major, conseillère principale chez Nethris. Depuis près de 35 ans, elle aide des commerces d’envergure comme La Cage à optimiser leur gestion de la rémunération.

« Dans une entreprise où le dépôt des salaires est prévu toutes les semaines, la personne responsable de la paie n’a jamais de répit. L’approbation des heures de travail, le calcul des montants nets, la mise à jour des banques de vacances et la production des documents se terminent le mardi, et le mercredi, il faut déjà recommencer. »

-Diane Major, experte de la paie chez Nethris

Améliorez l’expérience employé
En 2021, la population active canadienne recherche l’équilibre et ne place plus la rémunération au centre de ses intérêts. Selon un sondage de la firme Morneau Shepell, 60 % des salariés canadiens seraient prêts à quitter leur poste et à accepter un revenu inférieur en échange d’un meilleur soutien en matière de bien-être personnel.

Les gens interrogés se sont dits en quête d’un patron valorisant leur santé physique, mentale et… financière. Il ne suffit plus de proposer des séances de méditation, rabais en salles de sport et événements de socialisation; les employeurs sont notamment tenus de prendre part à la planification du portefeuille de leur personnel, en offrant des régimes d’épargne-retraite (REER) ou des programmes d’achat d’actions.

Une étude menée par l’Association canadienne de la paie (ACP) en 2019 révèle que 43 % des Canadiens vivent d’un chèque de paie à l’autre, sans économies suffisantes pour acquitter les factures en cas d’imprévus. Selon Statistique Canada, la dette moyenne des ménages canadiens exprimée en pourcentage du revenu disponible s’élève à 170,7 %.

Les travailleurs s’attendent à ce que les entreprises soient flexibles en matière de rémunération et qu’elles les dépannent, au besoin. Aux États-Unis et au Canada, certaines organisations de grande taille vont jusqu’à offrir la paie sur demande pour attirer et fidéliser leurs ressources humaines.

Il est vraisemblablement impossible pour toute PME de mettre ce service à disposition. Toutefois, récompenser vos employés en leur transférant leurs gains une fois par semaine peut augmenter leur satisfaction et s’avérer une stratégie de rétention efficace.

Votre choix de fréquence de paie a un impact sur le bien-être de votre main-d’œuvre.

Ajoutons que les soucis liés à la gestion du budget pèsent sur la productivité : les travailleurs préoccupés par leurs dettes ont tendance à commettre plus d’erreurs, à accumuler du retard dans leurs projets, à s’absenter et à entrer en conflit avec leurs collègues. L’ACP soutient que le stress financier coûte à l’économie canadienne 16 milliards de dollars par année.