Comment intégrer vos employés à distance?

En tant qu’entreprise, vous devez accorder une grande importance à l’intégration d’un nouvel employé, car une bonne compréhension de ses fonctions et les impressions qu’il se fera de son nouvel environnement de travail sont conditionnelles à son acclimatation. Toutefois, l’intégration d’une recrue apparaît aujourd’hui comme un plus grand défi, en raison de la démocratisation du télétravail. Plusieurs paramètres sont donc à activer pour y répondre : nous vous en proposons quatre.

Embauche et télétravail : un défi de taille
Depuis les deux dernières années, beaucoup de travailleurs ont dû faire face à un enjeu de taille : débuter dans une nouvelle entreprise sans jamais mettre un pied au bureau. Réussir son intégration est déjà un défi en soi, mais le faire tout en étant à distance est d’autant plus compliqué.

Les sondages démontrent qu’une majorité de travailleurs sont favorables au maintien du télétravail. En effet, selon un sondage mené en 2021 par la firme CROP auprès de 450 télétravailleurs, les deux tiers des répondants souhaitent conserver le télétravail à plein temps. Les entrepreneurs doivent donc comprendre que même si les enjeux inhérents à l’accueil des nouveaux employés sont plus grands, les objectifs d’intégration demeurent inchangés.

Le constat est clair : le travail à distance sera incontestablement une source d’attraction et de rétention de talents. Les entreprises ont donc tout intérêt à ajuster les processus d’intégration de leurs nouveaux employés en conséquence et déployer les outils nécessaires.

Pour Alain Bouchard, directeur conseil, prestation des services chez CGI, l’un des obstacles réside dans la difficulté de présenter tous les employés à une nouvelle recrue : « Aujourd’hui, la majorité des entreprises utilisent des logiciels de vidéoconférences et il est difficile de présenter un nouvel arrivant à des centaines de personnes lors de réunions virtuelles. Pourtant, c’est important de connaître ses collègues et de comprendre le rôle de chacun ».

Vous l’aurez compris, les enjeux sont multiples mais il vous faudra les maîtriser pour intégrer et conserver vos talents. En outre, la rareté de main-d’œuvre qui prévaut actuellement est un enjeu supplémentaire qui amplifie l’importance de bien réaliser cette activité. Nous vous proposons donc de découvrir quatre aspects auxquels prêter attention.

Le sentiment d’appartenance
Le sentiment d’adhésion au groupe est très important pour un employé, car il fait office de moteur. Il est donc primordial d’expliquer à votre nouvel employé en quoi son travail s’aligne sur les valeurs de l’entreprise et comment son rôle contribuera à la mission de celle-ci. Si vous êtes mesure de bien lui définir en quoi sa contribution participera activement à la réussite de l’entreprise, vous avez alors entre vos mains un outil de motivation très puissant.

En temps normal, un employé serait amené à se déplacer dans les bureaux, rencontrer ses collègues et gestionnaires, et prendre le pouls des valeurs et de la mission de son entreprise directement sur place. Dans le contexte actuel, vous devez donc lui proposer des outils alternatifs qui favoriseront sa compréhension de celles-ci.

Bien sûr, la documentation écrite demeure pertinente, mais il est recommandé d’utiliser des moyens plus conviviaux et interactifs, comme par exemple la création de vidéos d’entreprise ou de rencontres individuelles par vidéoconférence avec un gestionnaire.

N’ayez pas peur de « vendre » votre marque employeur : les valeurs, la mission et la vision représentent la raison d’être d’une entreprise. Ces éléments fondamentaux permettent à vos employés de se sentir, dès l’embauche, engagés et utiles à l’accomplissement d’un objectif commun.

Le mentorat
De plus en plus d’entreprises incorporent le mentorat à leur stratégie d’intégration, en désignant une personne chargée d’accueillir et d’accompagner un nouvel employé dans ses premiers pas au sein de son équipe. Généralement, cette personne-ressource possède une certaine ancienneté ou a déjà emprunté le même parcours.

Cet accompagnement personnalisé présente plusieurs avantages pour le nouvel employé : il peut obtenir des réponses à ses questions, se sent bienvenu dès le premier jour et acquiert dès son arrivée un repère dans son nouvel environnement de travail.

Pour que le mentorat soit un succès, il faut respecter quelques principes fondamentaux. Tout d’abord, les échanges doivent rester confidentiels, afin de préserver la liberté de communiquer ses préoccupations et besoins. Par ailleurs, puisqu’il est important de se sentir à l’aise de poser des questions, il est préférable de ne pas choisir comme mentor un supérieur hiérarchique.

L’occasion de faire ses premiers pas en étant accompagné crée un cadre rassurant en permettant de développer immédiatement un lien avec un collègue, explique Alain Bouchard. Selon lui, le mentorat renforce la cohésion.

« Dans une entreprise, on crée un peu un esprit de famille. Les gens veulent travailler avec des gens, et c’est souvent ce qu’ils retiennent ensuite ».

-Alain Bouchard, directeur conseil prestation des services chez CGI

Le mentorat a fait ses preuves depuis de nombreuses années et les employeurs en tirent de nombreux bénéfices. Il enrichit les relations interpersonnelles, qui sont d’autant plus importantes dans un environnement de télétravail, et renforce la culture d’entreprise grâce au partage des valeurs et objectifs communs.

Maîtriser les outils disponibles
La distance peut compliquer la compréhension des outils avec lesquels il faudra travailler et ainsi devenir une source d’anxiété. Pour pallier à ce défi, il est préférable de tout préparer et de vous assurer que tout est fonctionnel avant l’arrivée de votre employé. Par ailleurs, si vous devez commander du matériel, n’oubliez pas de prévoir les délais de réception de celui-ci.

Vous pouvez également faire parvenir à votre employé une « trousse de démarrage », dont il peut prendre connaissance quelques jours avant sa première journée de travail. Cette documentation est d’ailleurs essentielle si des installations sont préalablement nécessaires à la mise en route des outils à utiliser. Elle peut notamment inclure les divers accès, mots de passe temporaires et adresse de courriel dont il aura besoin.

Après son arrivée, vous pouvez l’inviter à suivre des formations ou à visionner des démonstrations vidéo qui lui présenteront l’ensemble des canaux de communication et outils utilisés. Il est conseillé de rendre cette étape plus conviviale en évitant trop de longs documents à lire; il est possible de combiner les deux en jumelant apprentissage solitaire et formations de groupe.

Pour encadrer les groupes de nouveaux employés, Alain Bouchard prévoit d’avance un agenda planifié : « Pour leur première semaine, j’ajoute directement plusieurs rencontres et ateliers à leur agenda. Ça permet de ne rien laisser au hasard et de créer un cadre sécurisant ».

À la fin de la journée, vous pouvez vérifier la compréhension des éléments survolés en réservant quelques minutes à votre nouvel employé. Vous lui proposez ainsi une occasion idéale pour poser ses questions et obtenir les informations dont il a besoin. Cette étape peut être répétée pendant plusieurs jours au besoin.

Créer des liens
Lorsque les activités professionnelles se déroulent principalement à distance, il est nécessaire de provoquer les situations dans lesquelles les individus sont amenés à créer des liens. Le télétravail pousse parfois les employés à travailler en solitaire, réduisant malheureusement les interactions et rendant la communication encore plus importante.

Prévoir à l’agenda des rencontres formelles et informelles peut s’avérer une bonne idée. Vous pouvez aussi prévoir une période de rencontres de groupe, idéalement hebdomadaire, pour conserver la cohésion d’équipe et favoriser la santé mentale de vos travailleurs.

De son côté, Alain Bouchard propose d’intégrer un nouvel employé aux divers groupes de discussion existants. Cela lui permet de se renseigner sur l’ambiance générale et le ton des discussions.

« J’ai créé un groupe privé sur LinkedIn auquel j’ajoute les nouveaux employés avant leur première journée. On apprend à se connaître et on y pose des questions ».

-Alain Bouchard, directeur conseil prestation des services chez CGI

Les travailleurs voient parfois leur santé mentale décliner à cause du manque d’échanges interpersonnels, pourtant essentiels au bien-être personnel. En créant des espaces dédiés à la communication, vous établissez un périmètre social dans lequel la cohésion de groupe peut croître et s’affirmer.