Étape par étape : comment calculer la paie

Le calcul de la paie comprend cinq étapes essentielles :

1. collecter les informations des employés et les heures travaillées;
2. calculer le salaire brut;
3. appliquer les déductions et les impôts;
4. ajouter les avantages sociaux et les cotisations de l’employeur;
5. déterminer le salaire net et émettre les chèques de paie.

Pour les petites et moyennes entreprises (PME) au Canada, la production manuelle de la paie peut être longue et sujette aux erreurs. Suivre une méthode structurée ou s’appuyer sur une solution de paie comme la Gestion de la paie pour PME de Nethris aide à assurer la précision, la conformité et l’efficacité du calcul de la paie.

Étape 1 – Collecter les informations des employés et les heures travaillées

La base de la paie commence par des données précises sur les employés. Les employeurs doivent recueillir :

• les contrats de travail et les ententes salariales;
• les taux horaires ou les salaires annuels;
• l’admissibilité aux heures supplémentaires et les règles de rémunération;
• le solde des banques de vacances et les congés de maladie.

Le suivi précis des heures travaillées (à l’aide de feuilles de temps ou de logiciels) assure que les employés sont équitablement rémunérés et que les employeurs demeurent conformes aux normes du travail de chaque province.

Étape 2 – Calculer le salaire brut

Le salaire brut représente les gains d’un employé avant les déductions.

• Pour les employés à taux horaire, il se calcule en multipliant le taux horaire par le total d’heures travaillées, incluant les heures supplémentaires.
• Pour les employés à salaire annuel, il se calcule en divisant le salaire annuel par le nombre de périodes de paie.
• Au salaire brut s’ajoutent des commissions, des primes, des allocations, etc.

Le salaire brut est le premier montant important que les employeurs doivent calculer avant de passer aux déductions.

Étape 3 – Appliquer les déductions de paie et les impôts

La paie canadienne exige des déductions statutaires spécifiques, soit :

• les cotisations au RPC (Régime de pensions du Canada) ou au RRQ (Régime de rentes du Québec);
• l’AE (primes d’assurance-emploi);
• le RQAP (Régime québécois d’assurance parentale);
• les impôts fédéraux et provinciaux sur le revenu.

De plus, certaines déductions sont volontaires, comme :

• les cotisations à un REER collectif;
• les cotisations syndicales;
• les primes d’assurance maladie ou dentaire.

Les employeurs doivent en tout temps se conformer aux lois fédérales et provinciales. L’Agence du revenu du Canada (ARC) fournit des directives détaillées sur les retenues sur la paie.

Étape 4 – Ajouter les avantages sociaux et les cotisations de l’employeur

Au-delà des déductions, les employeurs doivent ajouter certains avantages et cotisations :

• Primes d’assurance maladie payées par l’employeur;
• Cotisations au régime de pension;
• Avantages statutaires (ex. part d’employeur de l’AE, contrepartie d’employeur au RPC ou au RRQ).

Omettre de tenir compte des obligations de l’employeur peut engendrer des erreurs de rémunération.

Étape 5 – Calculer le salaire net et émettre les chèques de paie

La dernière étape consiste à déterminer le salaire net, généralement calculé comme suit :
Salaire net = Salaire brut – Déductions

Le paiement est ensuite émis par:

• dépôt direct (la méthode la plus courante au Canada);
• chèques.

La transparence est cruciale : chaque employé devrait recevoir un bulletin de paie indiquant le salaire brut, les déductions, les cotisations et le salaire net.

Les erreurs de paie courantes et des conseils pour les éviter

Même les employeurs expérimentés peuvent commettre des erreurs de paie coûteuses, comme :

• une mauvaise classification des employés (contractuels ou employés);
• des taux de déduction incorrects menant à des pénalités de l’ARC;
• des dépôts de paie tardifs causant l’insatisfaction des employés.

Recourir à une solution automatisée, comme la gestion de la paie Nethris, réduit les risques d’erreurs et assure la conformité à la législation canadienne.

Logiciel de paie ou calcul manuel

Les erreurs de paie peuvent irriter les employés et coûter cher aux employeurs. L’automatisation des processus réduit à la fois les pertes financières et le temps consacré à la gestion de la paie.

Foire aux questions (FAQ)

De quelles informations ai-je besoin pour calculer la paie?

Vous avez besoin des données personnelles des employés, de leurs informations fiscales (formulaires TD1 au Canada), des taux de salaire en vigueur et des détails d’inscription aux avantages sociaux.

Comment calculer les déductions de paie au Canada?

Si vous effectuez la paie manuellement, des outils comme le Calculateur en direct des retenues sur la paie (CDRP) de l’ARC peuvent vous aider dans ce processus. Le service de gestion de paie de Nethris effectue les calculs nécessaires pour vous, ce qui évite les erreurs coûteuses et assure la conformité de votre entreprise aux réglementations en vigueur.

Quelle est la différence entre le salaire brut et le salaire net?

Le salaire brut correspond aux gains totaux avant les déductions. Le salaire net est le montant final que les employés reçoivent après la retenue des impôts et des cotisations.

Comment un logiciel comme Nethris peut-il aider les entreprises à calculer la paie?

Un logiciel de paie automatise les calculs d’impôts et génère les bulletins de paie, assurant aux entreprises la conformité aux législations et une économie d’heures de travail chaque mois.

Envie de mieux comprendre comment le solution de paie Nethris aide les entreprises dans la réalisation de leurs paies?  Demandez une démonstration personnalisée dès aujourd’hui!