Comment choisir son fournisseur de gestion de la paie?

La rétribution des employés ne consiste pas seulement en l’action de les rémunérer : selon un sondage de 2020 de l’Association canadienne de la paie (ACP), 43 % des salariés au Canada admettent vivre de paie à paie, ce qui fait de leur rémunération un facteur de la confiance que vous instaurez avec eux. Au moment de confier la gestion de votre paie à un expert du domaine, il faut vous assurer de déléguer cette tâche à un partenaire de confiance, capable de comprendre les besoins de vos équipes et d’évoluer avec votre entreprise. Avec 45 ans d’expérience dans la gestion de la paie, nos experts identifient pour vous quatre critères à considérer pour faire votre choix.

Faire la paie : oui, mais comment?
En matière de rétribution, plusieurs choix s’offrent à vous. Certaines options, comme des logiciels, vous permettent seulement de faire les calculs et ne prennent pas en charge le transfert de fonds. Pour ce faire, vous pouvez décider de faire la paie vous-même, profiter des services d’un comptable ou encore faire appel à un fournisseur de services de paie.

Toutefois, avant de faire un choix, il vous faut analyser les avantages et les inconvénients de chacune de ces possibilités. La paie étant un domaine complexe et encadré par des lois bien précises, il est important de déterminer vos besoins, surtout si vous avez des obligations particulières relatives à votre province.

Pour vous éviter le casse-tête et le poids administratif que représente la gestion de la paie, vous pouvez vous tourner vers un expert de ce domaine : un fournisseur de services de paie. De nombreux avantages accompagnent cette décision, du gain de temps jusqu’à la tranquillité d’esprit. En lui confiant les calculs, les déductions et les versements des salaires, vous vous libérez du temps. Vous pouvez ainsi vous consacrer à la croissance de votre entreprise en toute sérénité.

Comment choisir son fournisseur de paie? Cette question est pertinente, car il en existe plusieurs sur le marché. Nous vous proposons de découvrir les quatre principaux critères que vous devrez prendre en compte lorsque sera venu le moment de faire votre choix.

Facilité de prise en main
Aux premiers abords, la facilité d’utilisation semble être un point évident et anodin. Elle prend toutefois toute son importance lorsque vient le temps de choisir une solution de paie. Il y a fort à parier que vous n’avez pas choisi l’entrepreneuriat avec pour ambition première de gérer la paie et les nombreux documents qui s’y rattachent. En choisissant de faire appel à un fournisseur de services de paie, vous désirez donc gagner du temps.

Posez-vous quelques questions : les options sont-elles bien organisées? Les intitulés vous paraissent-ils compréhensibles? Si la solution vous semble intuitive, vous êtes probablement dans la bonne voie.

De la même manière, nous vous invitons à prêter attention à l’expérience utilisateur : sa qualité est un argument essentiel, car cet outil fera partie intégrante de votre activité professionnelle. En tant qu’employeur, la paie représente une des dépenses les plus importantes de votre entreprise. Par conséquent, il est important d’utiliser une solution conviviale et efficace.

Par ailleurs, pensez aussi à vos employés : la rétribution ayant un impact direct sur leur satisfaction, une bonne gestion de la paie contribuera à cette dernière. Votre entreprise a besoin de vos employés, sans qui elle ne pourrait pas croître. Puisqu’ils utiliseront aussi la solution choisie, il est important que celle-ci leur paraisse claire et attrayante. Après tout, ils auront certainement la possibilité d’accéder à leur profil pour visualiser leurs données de paie et créer des demandes.

Il est généralement possible de demander une démonstration. Celle-ci peut vous permettre de vous faire une première idée. Lors d’un rendez-vous préalablement fixé avec un représentant, vous pourrez visualiser l’interface de la solution et simuler une utilisation courante de celle-ci.

Solution tout-en-un
Si vous êtes entrepreneur, vous avez sans doute besoin d’outils qui vous permettent de gérer efficacement d’autres aspects de votre entreprise tels que le temps, les dossiers de ressources humaines et les assurances collectives. Bien qu’il ne s’agisse pas de rémunération à proprement parler, ces éléments sont tout de même étroitement liés à la gestion de la paie.

Généralement, un fournisseur de paie peut vous proposer un éventail d’outils intégrés et pratiques qui complètent votre travail. Il s’agit de solutions connexes qui s’ajoutent à la gestion de la paie et facilitent grandement vos opérations quotidiennes. Vous pourriez gagner à choisir ces options supplémentaires.

Pensez-y : une bonne gestion du temps affecte positivement l’optimisation au sein d’une entreprise. Par exemple, vous pourriez permettre à vos employés de comptabiliser leurs heures travaillées dans des feuilles de temps numériques accessibles depuis n’importe où et visualiser leurs disponibilités dans un calendrier intelligent. En quelques clics, vous validez les informations, permettant à la paie d’être traitée automatiquement.

Un fournisseur de paie peut vous proposer des outils sur mesure qui simplifient la paie, mais pas seulement. La gestion de vos ressources humaines et des assurances collectives peut représenter une lourde tâche administrative. Gérer en un seul et même endroit les formations, le recrutement et les modifications au dossier de vos employés serait bien plus simple. Songez à tout ce qu’une solution peut faire pour vous, comme se charger des calculs liés à votre régime d’assurances collectives.

Enfin, n’oubliez pas de considérer les logiciels tiers dont vous vous servez peut-être quotidiennement en tant qu’entrepreneur. Il est important de vérifier que l’importation et l’exportation de données soient possibles depuis ou vers les logiciels que vous utilisez, par exemple, lorsque vient le temps de faire votre comptabilité. De manière générale, un fournisseur de paie vous offre la possibilité de compléter votre travail et c’est un aspect que vous devriez prendre en compte.

Gare à la sécurité
La gestion de la paie passe par l’administration de données sensibles et confidentielles. La sécurité de ces informations est très importante, si bien que vous devrez catégoriquement faire de ce paramètre un critère de choix.

Quelles technologies sont utilisées? Renseignez-vous sur les infrastructures : les installations physiques doivent être capables de supporter l’énergie demandée pour stocker une quantité importante de données. De plus, des systèmes de surveillance et de protection sont nécessaires afin de permettre une réaction rapide en cas de problème.

Nous vous conseillons par ailleurs de vérifier la juridiction de l’endroit où vos données seraient hébergées, car le Canada impose des normes très élevées pour celles-ci. De plus, si votre entreprise se situe au Canada, il pourrait être d’autant plus sécuritaire de faire le choix d’un fournisseur de paie dont les données y sont hébergées aussi.

Affectées par la pandémie, les entreprises ont intégré le travail connecté à leurs pratiques, et les travailleurs comprennent l’importance de la sécurité et du respect de celle-ci. Bien que beaucoup d’entreprises assurent suivre des principes de sécurité établis, nous vous conseillons de vérifier ce point deux fois plutôt qu’une, pour vous tourner vers une solution qui se conforme à des règles de sécurité supérieures.

Comment reconnaître ces règles? Des certifications existent et permettent de garantir le respect de certaines exigences. Généralement, les entreprises qui les possèdent n’hésitent pas à les mentionner sur leur site.

La certification ISO 27001 en est un exemple : norme internationale de référence, elle atteste d’une gestion optimale des risques relatifs à la sécurité de l’information. Les entreprises qui la possèdent sont alors capables d’identifier une menace et de la maitriser pour assurer la protection des données. Cette certification n’est pas obligatoire, mais elle légitime le niveau de confiance que l’on peut avoir en un service.

Gardez en tête que votre fournisseur de paie et vous allez bâtir ensemble une véritable relation d’affaires basée sur la confiance. L’expert vers qui vous vous tournerez doit connaître les règles de la paie et gérer une équipe correctement formée à la sécurité. Vérifiez alors que les personnes qui traitent vos données soient sensibilisées à la protection de celles-ci.

L’importance du soutien
En tant qu’entrepreneur, vous êtes sûrement confronté à des défis réguliers dans la gestion de votre entreprise. C’est pourquoi la question du soutien à la clientèle est importante. Il en existe plusieurs sortes, mais elles ne sont pas toutes adaptées à votre réalité et à vos besoins.

N’hésitez pas à poser des questions sur les limites du soutien qui vous est proposé. Engendre-t-il des frais supplémentaires? Existe-t-il des horaires bien précis? Comment prendre contact?

Nous vous conseillons de vous tourner vers un soutien illimité : dès que vous en exprimez le besoin, des experts sont disponibles pour répondre à vos questions. Partez du principe que vous allez bâtir une collaboration de longue durée avec votre fournisseur de paie; vous devez donc pouvoir compter sur lui.

Votre fournisseur de paie ne vous aide pas uniquement lorsque vous avez une question; il devrait vous faire bénéficier d’un accompagnement à l’année. Demandez-lui ce qui est mis en place pour vous faciliter la vie. Bien souvent, les services offerts incluent la version la plus récente de la solution, et vous profiterez des mises à jour sans que vous n’ayez à vous en préoccuper. Il s’agit ici d’un véritable partenariat à long terme.

Vous l’aurez compris : faire le choix de travailler avec un fournisseur de paie s’accompagne de beaucoup d’avantages dont vous ne bénéficierez pas forcément si vous choisissez une autre manière de faire la paie. Renseignez-vous alors sur les différentes étapes de l’année qui amènent leur lot de stress à un entrepreneur, et vérifiez comment votre fournisseur de paie peut vous aider.