Comment gérer son temps plus efficacement?

À la tête de leur entreprise, bien des entrepreneurs vous le diront : ils aimeraient pouvoir maîtriser le temps. Entre les responsabilités du quotidien, les tâches administratives à effectuer et la gestion générale du personnel et des activités, le temps manque pour se concentrer sur sa passion et la croissance de son entreprise. Bien qu’à ce jour, personne n’ait encore trouvé une façon de le ralentir, il existe néanmoins des manières de l’optimiser.

Gestion du temps et entrepreneuriat
L’entrepreneuriat amène son lot de responsabilités : en choisissant cette voie, un entrepreneur sait qu’il devra porter plusieurs casquettes et donc réaliser de nombreuses tâches. En plus de la gestion de son entreprise, il doit trouver le temps de se concentrer sur la croissance de celle-ci et parfois, il est normal de ne plus savoir où donner de la tête.

Beaucoup d’employeurs le diront : ils n’ont pas fait le choix de se lancer en affaires pour remplir leurs journées de diverses tâches administratives. Elles rythment pourtant leur quotidien, si bien qu’ils n’ont plus forcément assez de temps à consacrer à leur passion initiale.

Ironiquement, ils en consacrent beaucoup à la gestion du temps de leurs employés et de leur entreprise. Bien heureusement, il existe des pratiques à adopter qui en apparence ont l’air très simplistes, mais font pourtant la différence à la fin d’une journée de travail. En voici quelques-unes.

Suivre les bonnes pratiques
Le temps perdu est bien difficile à rattraper, c’est pourquoi il est important de garder à l’esprit qu’une journée ne se compose que de vingt-quatre heures. Bien qu’il soit tentant d’accomplir une multitude de tâches au cours d’une journée, il faut savoir utiliser les heures disponibles à bon escient.

Il s’agit d’un soutien de base, mais le calendrier est un indispensable. Le premier conseil serait de créer un calendrier qui vous ressemble : plusieurs paramètres sont à prendre en compte, qu’il s’agisse du domaine d’activités ou des particularités d’une entreprise, nous n’avons pas tous les mêmes priorités. Votre calendrier doit donc ressembler à vos journées de travail.

Le saviez-vous : efficacité ne va pas forcément de pair avec l’action de vouloir tout faire. Dans l’entrepreneuriat, savoir déléguer est une qualité qui permet de concentrer son temps sur les tâches qui nécessitent votre attention. Il faut donc apprendre à dire non.

À la tête d’une PME, il peut être difficile de faire le choix de ne pas s’investir dans tous les projets en cours. Toutefois, les postes dédiés à la gestion et au suivi sont là pour prendre le relai afin que vous ayez du temps à consacrer à d’autres impératifs.

Prenez des pauses! Cela peut sembler contradictoire, mais le temps de repos agit sur l’efficacité. Bien que cette pensée disparaisse peu à peu, le mythe de la pause contreproductive a la peau dure. Pourtant, aucun être humain ne peut rester productif des heures et des heures sans s’accorder quelques minutes de repos.

Selon une méta-analyse menée par des chercheurs à l’Université Simon Fraser (SFU) qui compile les données de 83 études, il semblerait que des pauses de 10 minutes agiraient positivement sur la productivité en réduisant la fatigue et le stress, les principaux facteurs de diminution de productivité.

La technologie offre bien d’autres ressources pour répondre à cette problématique et parmi elles, un outil dédié à la gestion du temps pourrait s’avérer être une bonne ressource pour un employeur. Pensez-y : à l’ère du numérique, la technologie est une aide pour le captage du temps et bien souvent, il ne suffit que d’un téléphone.

Gestion du temps : quand la technologie prend le relais

1. Consigner les heures

La consignation des heures est une tâche quotidienne à laquelle il est impossible de se soustraire puisqu’elle permet de conserver une trace du temps que chacun accorde à ses impératifs professionnels. Ce processus peut s’avérer chronophage, mais il existe néanmoins des solutions pour le simplifier.

Selon le domaine d’activités, plusieurs outils permettent de faciliter le suivi des heures : un horodateur, une carte d’accès ou bien encore l’utilisation d’un code. Ces ressources facilitent bien entendu la gestion du temps, mais elles permettent aussi à un employeur de déléguer ce suivi et de le confier à une technologie qui prend le relai.

Par ailleurs, les feuilles de temps numériques sont de plus en plus populaires. Grâce à elles, les employés peuvent pointer virtuellement depuis leur appareil mobile, voire même activer la géolocalisation, très utile pour certains domaines d’activités imposant des déplacements. Le seul rôle de l’employeur est d’approuver ces heures pour que la paie soit automatiquement traitée.

2. Créer et gérer les types d’heures

Dans une entreprise, l’ensemble des heures dépasse les simples heures de travail : l’on pourrait mentionner par exemple les congés et les maladies. Il existe des solutions qui vous permettent de créer des catégories d’heures. Les employés peuvent ainsi indiquer directement les heures effectuées pour chaque type, facilitant à la fois la gestion du temps, mais aussi le calcul de la paie.

Il pourrait même être possible de leur accorder la possibilité de soumettre de manière autonome leurs demandes relatives à ces heures. L’employeur peut ensuite les approuver, ou déléguer l’approbation à un gestionnaire en cas de besoin. Les heures approuvées sont ensuite automatiquement enregistrées dans les feuilles de temps.

3. Visualiser les disponibilités

Pour fluidifier la gestion des quarts de travail et la disponibilité de ses équipes, il pourrait être bénéfique d’utiliser un calendrier numérique. Grâce à lui, il est possible d’indiquer ses disponibilités et de les partager avec les autres. Une telle fonctionnalité met fin aux échanges interminables par courriel et aide à la planification des besoins de main-d’œuvre.