Qu’est-ce qu’un fournisseur de services de paie?

Parmi les nombreuses obligations qui incombent aux entreprises, celle de la rémunération est une des plus importantes. La paie influe directement sur la santé financière et la confiance des employés et représente la dépense la plus cruciale d’une entreprise. Il est par conséquent primordial de bien choisir la manière de gérer sa paie. Plusieurs alternatives existent, mais une d’entre elles assure à coup sûr sécurité et tranquillité d’esprit.

Versement de la paie
Selon la définition de Statistique Canada, la rémunération est « au sens large, les salaires et traitements qui comprennent la rémunération brute avant impôts versée aux salariés, que ce soit en espèces ou en nature, pour le travail accompli sous la supervision générale d’un employeur ».

En plus d’être obligatoire et donc régie par diverses lois, elle influe directement sur le niveau de la confiance que les employés peuvent avoir en leur employeur, car des retards et des erreurs dans la paie engendrent des situations problématiques. Vous l’aurez compris, la paie a une importance capitale tant pour une entreprise que ses employés.

Selon l’enquête annuelle de l’Institut national de la paie et l’analyse du Laboratoire canadien sur le bien-être financier, plus d’un canadien sur quatre épuise ses ressources financières d’une paie à l’autre, soit une augmentation de 26 % par rapport à l’année dernière.

Ce constat fait de la paie un facteur de bien-être et de motivation pour les travailleurs canadiens. Une étude de l’Association canadienne de la paie, préparée par Framework Partners Inc. en 2018, indiquait déjà que 44 % des travailleurs auraient de la difficulté à respecter leurs obligations financières en cas de retard dans leur paie.

L’employeur porte la responsabilité du versement des salaires exacts et à l’heure à ses employés. Une question peut alors se poser : comment gérer la paie? Il existe plusieurs manières de le faire, soit manuellement, à l’aide d’un logiciel ou encore en confiant sa gestion à un fournisseur de services de paie spécialisé dans le domaine.

Faire la paie manuellement nécessite une formation, tant pour effectuer la vigie du marché et des lois qui changent régulièrement, que pour collecter les données de ses employés selon des normes de sécurité établies.

Cette charge administrative complexe peut parfois entraîner certains défis et créer des problèmes en cas d’erreur : les situations pouvant y mener sont nombreuses, comme une irrégularité survenue dans les retenues à la source ou encore un paiement erroné.

Il existe différents logiciels permettant à un employeur de faire la paie, lesquels sont généralement installés directement sur les serveurs de l’entreprise. Un tel logiciel traite automatiquement les données relatives à la paie. Toutefois, l’entreprise conserve la responsabilité de gérer le paiement des différents organismes gouvernementaux, de réaliser les mises à jour requises par ce type de logiciel et de veiller au bon paramétrage de celui-ci.

En outre, un service de soutien n’est pas automatiquement inclus, ce qui implique une gestion autonome pour l’employeur. La paie étant un domaine complexe et très technique, cette alternative peut donc comporter ses limites.

Faire appel à un expert en services de paie et ainsi externaliser sa gestion par le biais de solutions en ligne pourrait être un choix offrant plusieurs avantages. Dans ce cas, l’hébergement se fait généralement sur les serveurs du fournisseur, qui offre à ses clients une structure d’envergure pour assurer le stockage et la sécurité optimale des données.

De plus, des équipes dédiées sont en charge de la vigie du marché et travaillent à recueillir les dernières informations législatives pour harmoniser la paie avec les plus récentes lois et règlements en vigueur.

Cette dernière possibilité est davantage une relation d’affaires, car elle s’étend sur un plus long terme et offre aux entreprises un véritable soutien de tous les instants.  Ces services permettent aux employeurs de se concentrer sur leur domaine d’activité principal en confiant la gestion administrative à des professionnels aguerris dont c’est le plein métier.

Un partenariat de confiance
Vous êtes-vous déjà demandé comment était traitée la paie? Dans les faits, beaucoup d’entreprises et de particuliers ne savent pas que ce type de service existe, ne se posant pas forcément la question avant d’en avoir besoin.

Faire affaire avec un fournisseur de gestion de la paie en ligne, c’est choisir un véritable partenariat à moyen ou long terme. Vous confiez les données sensibles de votre entreprise à un expert qui travaille à effectuer pour vous les calculs et versements à vos employés et aux organismes gouvernementaux, tout en vous accompagnant quotidiennement, dès lors que vous en ressentez le besoin.

Bon nombre d’employeurs choisissent de confier la rémunération de leurs employés à un professionnel du domaine, car ils profitent de plusieurs bénéfices : les risques sont réduits et leurs employés bénéficient d’une paie toujours exacte et à l’heure. De plus, les entrepreneurs libèrent ainsi un temps considérable pour se concentrer sur leurs activités principales, lesquelles n’ont en général rien à voir avec la gestion de la paie.

Que se passe-t-il concrètement? Le fournisseur prend en charge, en votre nom, le paiement des employés et la production des relevés qui peuvent par la suite être consultés. Il effectue également le calcul des retenues à la source et le versement aux organismes gouvernementaux.

Il en est de même lors de périodes chargées, complexes et annuelles, telles que la fin d’année fiscale, pendant lesquelles votre fournisseur peut vous soutenir pendant la réalisation de certaines tâches à accomplir, comme la préparation des documents et leur envoi en temps opportun aux instances gouvernementales.

Par ailleurs, cette collaboration inclue bien souvent un accompagnement à l’année très apprécié par les employeurs : un fournisseur de gestion de la paie est présent pour répondre aux problématiques, mais aussi aux interrogations qui peuvent être récurrentes chez les entrepreneurs.

Aller au-delà de la paie
Plusieurs autres éléments gravitent autour de la paie et font partie intégrante de la gestion d’une entreprise, notamment les ressources humaines et la gestion du temps.  C’est pourquoi certains fournisseurs de gestion de la paie proposent des solutions connexes qui aident à prendre en charge ces piliers.

Si vous êtes à la tête d’une entreprise, vous savez mieux que quiconque qu’une bonne gestion du temps est la clé d’une plus grande efficacité organisationnelle, car la planification des horaires de travail de ses équipes prend un temps considérable.

Un fournisseur de gestion de la paie qui propose des solutions complémentaires pourrait, par exemple, permettre à vos employés d’utiliser des feuilles de temps numériques ou un système de poinçon pour la saisie des heures travaillées et ainsi générer automatiquement les heures payées à partir des données enregistrées.

Une telle solution s’avère pratique tant pour les employés que l’employeur. En effet, elle pourrait aussi vous aider à mieux visualiser les disponibilités de vos équipes et fluidifier le fonctionnement de l’entreprise.

Selon un rapport de Linkedin sur les tendances des talents mondiaux paru en 2020, 81 % des professionnels en RH estime que le recrutement interne améliore la rétention des talents.

En tant qu’employeur, vous pourriez gagner à choisir un fournisseur de gestion de la paie offrant une telle solution : en cas de poste à combler, vous trouvez facilement les profils correspondant à vos besoins. Un tel outil est aussi bénéfique pour les employés qui évoluent à travers de nouveaux défis dans leur travail.

Par ailleurs, une telle solution vous permet aussi de préparer les plans de formation que vous pourrez proposer à vos employés qui, s’ils s’épanouissent au niveau professionnel, ont davantage envie de rester au sein de l’entreprise.

Avec une solution de gestion des ressources humaines, une entreprise peut centraliser toutes ses activités en un seul et même endroit et ainsi avoir une vue d’ensemble beaucoup plus complète sur les dossiers de ses employés.