Confidentialité de l’information

Centre de services de paie CGI inc. (CSP) s’engage à réglementer la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

Afin d’appliquer la notion de confidentialité de l’information, CSP a mis en place des contrôles au niveau de l’embauche de ses employés ainsi que des principes généralement reconnus en matière de protection des renseignements personnels.

Lors du processus d’embauche, l’employé doit prendre connaissance et signer le code d’éthique et de conduite professionnelle l’engageant à respecter des clauses de confidentialité, de propriété intellectuelle, de loyauté et d’absence de conflit d’intérêt, de respect et d’intégrité ainsi que de protection des biens appartenant à CSP et à ses clients. Aussi, le membre signifie son respect, lors de son embauche, de la Politique d’utilisation des systèmes d’information et des technologies de l’information (SI-TI) qui traite des politiques relatives à l’utilisation des systèmes, services et infrastructures technologiques du CSP et de ses clients et de la protection des données qu’ils contiennent.

Les nouveaux employés sont soumis à un processus obligatoire de vérification des antécédents : enquête de crédit, consultation du dossier judiciaire et références de précédents employeurs. Au besoin, d’autres vérifications peuvent être requises dont le niveau de scolarité, l’appartenance à une corporation professionnelle ou une enquête plus spécifique sur les antécédents en matière de fraude.

Pour appuyer cette volonté de confidentialité, CSP à mis en place des politiques et normes qui sont accessibles par les employés. Ces documents sont maintenus à jour et indiquent leur dernière date de révision.

CSP respecte les dix principes suivants :

1. RESPONSABILITÉ

CSP s’engage à protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise ou communique conformément à la législation applicable. CSP protégera, en utilisant les précautions reconnues par l’industrie, toutes les données du client et autres informations liées aux activités du client, soumises par le client à CSP en vertu de cette politique, de la même façon que CSP protège de telles données et d’autres informations liées à ses propres activités.

2. DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

CSP recueille des données personnelles uniquement en provenance des employeurs. En aucun cas, CSP ne s’adressera directement à des particuliers pour obtenir des renseignements personnels.

3. CONSENTEMENT

CSP n’acquiert pas le consentement directement des employés pour qui il produit la paie. Il incombe à l’employeur d’obtenir ce consentement selon les exigences des lois en vigueur.

4. LIMITATION DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements servent exclusivement à la production de la paie et des obligations liées à cette prestation de services.

5. LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Aucune liste de clients n’est communiquée à des tiers autres que certaines entités liées à CSP, dans le cadre d’entente de partenariat et de sous-traitance et pour les seules fins de la prestation des services de paie. Seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès. Nos sous-traitants sont également tenus de respecter notre politique de confidentialité. Les données ne seront conservées que pendant le temps nécessaire à la prestation de service. Les documents périmés font l’objet de mesures systématiques de destruction. Par ailleurs, les mots de passe que vous utilisez pour avoir accès à vos données sont confidentiels et vous êtes la seule personne à les connaître. Nos employés n’ont d’aucune manière accès à vos mots de passe et ils ne vous les demanderont jamais.

6. EXACTITUDE

L’employeur demeure le seul responsable de l’exactitude et de l’intégrité de toutes les données ou informations transmises à CSP. Si des renseignements personnels nécessitent des corrections, les demandes doivent être adressées à l’employeur.

7. MESURES DE SÉCURITÉ

CSP a mis en place des mesures de sécurité physiques et logiques pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, la consultation interdite et l’utilisation ou la modification non autorisée.

Un système de carte magnétique limite les accès. Un système de surveillance par caméra est installé à l’entrée de tous les locaux. La sécurité logique est régie par des normes de sécurité telles que l’utilisation d’un compte d’utilisateur et d’un mot de passe distincts pour chaque employé. Les accès sont définis par fonction, ce qui permet de restreindre l’accès aux données et aux programmes.

8. TRANSPARENCE

CSP publie la présente politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels pour informer les clients et leurs employés des pratiques applicables au traitement de la paie.

9. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute personne souhaitant accéder ou corriger les renseignements personnels nécessaires au traitement de la paie doit en faire la demande auprès de son employeur.

10. POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

CSP a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.

Vous pouvez communiquer avec le responsable par courriel à confidentialite@nethris.com ou par la poste à l’adresse suivante :

Centre de services de paie CGI inc. (NethrisMD)
1611, boulevard Crémazie Est, 7e étage
Montréal (Québec) H2M 2P2
Canada